Verba Legis 2022
Ações do Tribunal
Modernização e Organização do Arquivo Geral da Justiça Eleitoral de Goiás
por Secretaria Judiciária
Desde a criação de área destinada ao arquivo geral no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral, busca-se a melhor adequação do espaço para evitar que os documentos e processos ali armazenados sofram exposições dos fatores externos de deterioração decorrentes de agentes físicos, químicos, biológicos e acidentais.
Um dos ditames do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, editado em 2021 pelo Conselho Nacional de Justiça, é a importância de um ambiente adequado de preservação documental. Consta expressamente no texto que "Em razão da relevância para a conservação dos documentos arquivados, o órgão do Poder Judiciário deve atentar para a adequação da estrutura física e ambiental”.
A Resolução CNJ nº 324/2020, em artigo 29, ao definir os documentos e processos de guarda permanente como o Fundo Arquivístico Histórico do Poder Judiciário e componentes do Patrimônio Cultural Nacional, prevê expressamente, que devem ser custodiados em locais com condições físicas e ambientais adequadas, preferencialmente do próprio órgão, e disponibilizados para consulta sem colocar em risco sua adequada preservação.
Antes da aquisição de arquivos deslizantes, o acervo do arquivo permanente e do arquivo histórico era armazenado em estantes de aço em ponta grossa, que com o passar do tempo apresentavam ferrugem e contaminação das prateleiras, trazendo riscos e prejuízos, apesar das constantes medidas de preservação como as trocas periódicas dessas prateleiras. Além disso, o ambiente aberto expunha o acervo ao risco de processos de deterioração, decorrentes de agentes físicos, químicos, biológicos e acidentais.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística conceitua a preservação como “prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 135).
Tendo como meta a preservação do acervo e a promoção de ambiente e mobiliário adequados, com a eliminação das ameaças ao patrimônio documental, e seguindo a orientação da profissional de Arquivologia para o melhor aproveitamento do espaço destinado ao Arquivo do Tribunal, a Gestão 2020/2022, capitaneada pelo então Presidente, Des. Leandro Crispim, autorizou a aquisição dos arquivos deslizantes, com destinação específica para arquivo permanente, arquivo histórico e arquivo intermediário de guarda longa, aprimorando o acondicionamento do acervo ali contido.
O arquivo deslizante é um sistema modular que oferece solução perfeita para a economia de espaço e a organização de conteúdos de forma racional e produtiva, com excelente ergonomia, através de deslocamento lateral sobre trilhos. Dentre suas vantagens pode-se citar a otimização do espaço, sendo possível armazenar uma grande quantidade de caixas-arquivo em um espaço menor, evitando riscos de deterioração dos documentos. A pintura eletrostática mantém longe fungos e bactérias e impedem o aparecimento de traças e insetos, além de melhor proteger de elementos climáticos como luz, umidade e poeira que podem comprometer a integridade do acervo a longo prazo, auxiliando na manutenção, conservação e contribuindo para a efetiva organização do acervo.
O manual “Recomendações para a construção de arquivos”, publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ), ainda em 2000, já apontava algumas das vantagens do arquivo deslizante, dentre elas a economia de espaço e o fechamento para a proteção dos documentos contra a luz e a poeira.
Ainda sobre a temática de conservação do acervo arquivístico, vale destacar que a Lei de Acesso à Informação reforça a importância da proteção à informação, na medida que determina em seu art. 6º que Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
É de fundamental importância que se cuide bem do acervo documental do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás para que se possa constituir o seu patrimônio intelectual e histórico, garantir que as informações imprescindíveis estejam disponíveis de forma ágil e segura, bem como estar em consonância com o que dispõe a Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e a Recomendação n. 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ.
Conclui-se que a aquisição de arquivos deslizantes assegurou ao Tribunal a conquista de maior segurança no armazenamento do acervo arquivístico, garantindo um ambiente mais adequado à conservação e à preservação do patrimônio documental da Justiça Eleitoral.