RESOLUÇÃO N° 366/2022
Institui a Política de Gestão Documental e da Memória e dispõe sobre a implantação dos Programas de Gestão Documental e da Memória no âmbito da Justiça Eleitoral do Estado de Goiás.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 5º, XIV e XXXIII, garante o acesso à informação como direito fundamental, seja de interesse particular ou de interesse geral ou coletivo;
CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 215, determina que o Estado deve garantir a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, assim como a defesa e valorização do Patrimônio Cultural brasileiro;
CONSIDERANDO que os acervos documentais do Poder Judiciário constituem Patrimônio Cultural e Histórico, que devem ser preservados em conformidade com o art. 216, § 1º, da Constituição Federal;
CONSIDERANDO que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, nos termos do art. 216, § 2º, da Constituição Federal;
CONSIDERANDO que a Lei nº 8.159/91, estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;
CONSIDERANDO que a referida lei dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e, no seu art. 10, define como inalienáveis e imprescritíveis os documentos considerados de valor permanente;
CONSIDERANDO que o art. 20 da mencionada Lei nº 8.159/91 estabelece a necessidade de preservação dos documentos, facultando o acesso aos interessados (as);
CONSIDERANDO que o art. 62 da Lei nº 9.605/1998 tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patrimônio cultural;
CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 11.419/2006, sobre a geração, a tramitação, o acesso e a guarda de processos judiciais e documentos em meio eletrônico;
CONSIDERANDO que a Lei nº 12.527/2011 estabelece a obrigação de o Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;
CONSIDERANDO o contido na Lei nº 12.682/2012, que disciplina a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, com a alteração imposta pela Lei nº 13.874/2019, regulamentada pelo Decreto nº 10.278/2020;
CONSIDERANDO a Resolução n° 23.379, de 1° de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral TSE, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental, no âmbito da Justiça Eleitoral;
CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso em longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos;
CONSIDERANDO a necessidade de implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis - RDC-Arq nos órgãos do Poder Judiciário, em atendimento ao disposto nas normativas do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq e em normas internacionais;
CONSIDERANDO a necessidade dos órgãos do Poder Judiciário instituírem ambientes físico e virtual de preservação e divulgação de informações relativas à memória produzidas ou custodiadas pelo órgão, seja por meio de Museus, Memoriais ou Centros de Memória, de caráter informativo, educativo e de interesse social (Art. 40 da Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça);
CONSIDERANDO a necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e das informações de caráter histórico contidas nos acervos judiciais;
CONSIDERANDO os termos da Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça a respeito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME) e seus instrumentos,
CONSIDERANDO o contido na Portaria n° 110, de 6 de maio de 2021, do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, que institui o Programa de Gestão da Memória no âmbito da Justiça Eleitoral de Goiás.
CONSIDERANDO os termos e diretrizes do Manual de Gestão de Memória do Poder Judiciário e o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, partes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME).
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1° Instituir a Política de Gestão Documental e da Memória e dispor sobre as diretrizes para a implantação dos Programas de Gestão Documental e da Memória no âmbito da Justiça Eleitoral do Estado de Goiás, observadas as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME e seus instrumentos, de que trata a Resolução nº 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.
Art. 2° Vincular o Memorial Virtual ao Centro Histórico da Justiça Eleitoral de Goiás, com o objetivo de recuperar e preservar a memória da Justiça Eleitoral, através de objetos, como documentos e mobiliário, com significado histórico.
Art. 3° Para efeitos e fins desta Resolução consideram-se:
I - Gestão Documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação;
II - Gestão da Memória: conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis do Poder Judiciário, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação, à ação cultural e educativa; (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, RESOL. 324/2020)
III - Arquivo corrente: conjunto de documentos que se encontram nas unidades produtoras ou gestoras e que são consultados com frequência, estando em tramitação ou não;
IV - Arquivo intermediário: conjunto de documentos que não são de uso corrente nas unidades produtoras ou gestoras e que aguardam a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;
V - Arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação;
VI - Avaliação: processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos, bem como sua frequência de uso, visando a estabelecer seus prazos de guarda e destinação final;
VII - Eliminação: descarte de documentos, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, que foram considerados sem valor permanente após os procedimentos de avaliação e seleção;
VIII - Metadados: dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e preservar outros dados ao longo do tempo;
IX - Ciclo Vital dos Documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação;
X - Transferência: passagem de documentos da fase corrente para a fase intermediária, quando aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final;
XI - Recolhimento: passagem de documentos da fase intermediária para a fase permanente;
XII - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;
XIII - Plano de Classificação de Documentos (PCD): esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;
XIV - Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
XV - Plano de Amostra Estatística: critério adotado para definir o universo de documentos que serão utilizados para a extração da amostra representativa;
XVI - Memória Institucional: conjunto de atividades que conserva a história institucional, reforçando a identidade da Instituição e fortalecendo o relacionamento e os vínculos entre os seus colaboradores e toda a sociedade;
XVII - Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo tempo;
XVIII - Cadeia de Custódia: mecanismo garantidor de que os documentos não sofreram alterações desde a sua criação até a fase de arquivamento e o cumprimento do prazo de guarda;
XIX - Patrimônio Histórico: conjunto de bens, incluindo documentos, objetos e edificações, que simboliza um esforço de representação sociocultural de determinada comunidade a partir do Estado, podendo denotar conquistas heroicas ou destacar grandes homens e governantes;
XX - Acervo Museológico: bens materiais caracterizados como documentos que, ao serem incorporados aos museus, perderam as suas funções originais e ganharam outros valores simbólicos, artísticos, históricos e/ou culturais, passando a corresponder ao interesse e objetivo de preservação, pesquisa e comunicação de um museu;
XXI - Instrumentos de Pesquisa: meios que contribuem para a promoção do acesso ao acervo, documentos e serviços arquivísticos desenvolvidos por um órgão;
XXII - Preservação: processo que visa a garantir a integridade de um documento ou de outro Patrimônio Cultural, protegendo-o de riscos e danos;
XXIII - Preservação Digital: conjunto de atividades, normas, modelos, requisitos e estratégias de preservação, que deverá garantir a integridade, autenticidade, fidedignidade e o acesso ininterrupto a documentos e objetos digitais ao longo do tempo;
XXIV - Autenticidade: qualidade de um documento arquivístico que se propõe a ser e que está livre de adulteração;
XXV - Espaços de Memória: Arquivos, Bibliotecas, Museus, Memoriais, Centros de Memória, Centros Culturais e Gestão Documental dos órgãos do Poder Judiciário;
XXVI - Unidades de Memória: Museu, Memorial ou Centro de Memória;
XXVII - Valor primário: aquele relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse para as partes litigantes ou para o respectivo tribunal que os autos ou documentos tenham;
XXVIII - Valor secundário: aquele atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos, em função do interesse que possam ter para a sociedade ou para a instituição, respectivamente, em virtude de suas características históricas ou informativas; e
XXIX - Documento arquivístico digital: aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, como seu instrumento ou resultado, em suporte digital dotado de organicidade;
XXX - Doação: Entrada de documentos resultante da cessão gratuita e voluntária de propriedade feita por uma entidade coletiva, entidade coletiva pessoa ou família;
XXXI - Permuta: Contrato similar à compra e venda, pelo qual as partes se obrigam reciprocamente a dar uma coisa por outra, sem interferência da moeda (Troca);
XXXII - Legado: Doação resultante de uma disposição testamentária ou de manifestação de última vontade;
XXXIII - Acervo arquivístico ou documental: Conjunto de documentos que integram o arquivo ou o patrimônio arquivístico de uma instituição;
XXXIV - Armazenamento: Acondicionamento ou guarda de documentos em condições planejadas, devidamente dispostos em mobiliário, materiais e áreas próprias, para maximizar o ciclo vital dos documentos;
XXXV - Arquivamento: Acondicionamento e armazenamento de documentos com vistas a preservação e acesso; ação pela qual a autoridade administrativa ou judiciária determina a guarda de um documento após o término do seu trâmite;
XXXVI - Arquivo: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por Órgãos Públicos, instituições privadas, ou pessoas físicas, em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos; unidade gestora responsável pela custódia, processamento técnico e utilização dos conjuntos documentais sob sua responsabilidade; mobiliário destinado à guarda de documentos;
XXXVII - Arquivo Geral: Espaço físico destinado à guarda de documentos, processamento técnico, conservação e acesso aos documentos sob sua responsabilidade;
XXXVIII - Arquivo Setorial: Espaço físico e mobiliário destinado à guarda de documentos sob responsabilidade das unidades da Secretaria do Tribunal e das Zonas Eleitorais;
XXXIX - Arranjo: Disposição física que permite o acesso aos documentos e informações.
XL - Atividade: Ação, encargo ou serviço decorrente do exercício de uma função
XLI - Atividade-fim: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento;
XLII - Atividade-meio: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório;
XLIII - Autorização de descarte de documentos: Documento que autoriza o serviço de arquivo realizar eliminação ou alienação definitiva de documentos; essa autorização é composta de uma listagem com todos os documentos que serão eliminados, preenchida pelas unidades do Tribunal e assinada pelos devidos responsáveis. Após, enviada à CPAD para conferência e assinatura final;
XLIV - Autorização de recolhimento de documentos: Documento que tem por finalidade passar ao serviço de arquivo a propriedade definitiva dos documentos, para a guarda permanente no arquivo central e composição do Fundo Histórico da Justiça Eleitoral; essa autorização é composta de uma listagem de documentos, elaborada pelo serviço de arquivo e enviada à unidade responsável pelos documentos, para que autorize o recolhimento dos documentos;
XLV - Classificação: Operações intelectuais e físicas que permitem o acesso às informações contidas nos acervos, nas três fases - corrente, intermediária e permanente -, sem distinção de valor, com vistas à identificação sistemática e à organização, de acordo com métodos e regras de procedimento registrados em um plano e baseados nas atividades e funções da instituição;
XLVI - Código de classificação de documentos de arquivo: Instrumento de trabalho elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido e/ou recebido pelo órgão no exercício de suas atividades;
XLVII - Cópia: Forma sob a qual um documento é reproduzido a partir do original;
XLVIII - Cópia autenticada: Forma sob a qual um documento reproduzido a partir do original recebe sinal de validação;
XLIX - Data-limite: Identificação cronológica de um documento em que é mencionada a data de sua produção. A data-limite na listagem de eliminação de documentos deve ser preenchida pelo ano de produção de cada documento para fins de cálculo de destinação final;
L - Desarquivamento de documento: Retorno do documento arquivado ao trâmite documental para fins administrativos ou judiciais. (ver EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTO);
LI - Descarte de documento: Ato de se retirar do acervo arquivístico documento que, no processo de avaliação, foi considerado sem interesse para a administração e sem valor para a guarda permanente, sendo passível de eliminação ou alienação;
LII - Destinação: Encaminhamento dos documentos, em decorrência da avaliação, à guarda temporária ou permanente, à mudança de suporte ou à eliminação;
LIII - Documento arquivístico: Toda informação suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, registrada em um suporte material, produzida ou recebida por órgão público, instituição privada ou pessoa física, no exercício de suas atividades;
LIV - Documento corrente: Documento essencial ao apoio ou à manutenção das funções ou cotidianas, mesmo sem movimentação, que constitua objeto de consulta frequente e, por permanecer o mais perto possível do seu gestor.
LV - Documento digital: Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
LVI - Documento intermediário: Documento que, não sendo de uso corrente nas unidades produtoras ou gestoras, por razões de interesse administrativo, aguarda sua eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente;
LVII - Dossiê: Unidade documental em que se reúne informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica;
LVIII - Empréstimo de documento: Retirada de documento do Arquivo Central, para fins de consulta, análise ou reprodução. (Ver DESARQUIVAMENTO DE DOCUMENTO)
LIX - Espécie documental: Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: ata, certidão, lista, ofício. (ver também TIPO DOCUMENTAL);
LX - Formato: Configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: caderno, cartão, cartaz, fita, folha, folheto, livro, mapa, microficha, planta, rolo;
LXI - Função: Conjunto das atividades que o órgão exerce para a consecução de seus objetivos;
LXII - Fundo arquivístico: Conjunto de documentos, independentemente de sua forma ou suporte, organicamente produzido ou recebido por Órgão público, instituição privada ou pessoa física, no exercício de suas atividades;
LXIII - Impresso: Documento produzido integralmente por meio gráfico;
LXIV - Instrumento de gestão arquivística: Recurso utilizado de modo uniforme e sistemático no apoio a controle, administração, fiscalização e execução das atividades de natureza arquivística;
LXV - Inventário: Instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo arquivístico. É um instrumento do tipo parcial, com descrição sumária, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica, que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos;
LXVI - Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de documentos em tamanho muito reduzido, que requer assistência ótica para leitura do conteúdo informacional;
LXVII - Microfilmagem de preservação: Microfilmagem para consulta de informações em documentos permanentes cujos originais não estão disponíveis para acesso, por necessidade de preservar seu suporte;
LXVIII - Microfilmagem de segurança: Duplicação de documento em formato muito reduzido, mantida em local distinto do original, para recuperação da informação em caso de sinistro no documento original;
LXIX - Minuta: Forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado;
LXX - Natureza arquivística de documentos: Qualidade atribuída a documentos que se encontram em arquivos, cuja existência é devida à produção ou acumulação orgânica e à autenticidade;
LXXI - Ordenação: Disposição de documentos de acordo com a codificação, separados por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou em classificadores;
LXXII - Organicidade: Qualidade segundo a qual os conjuntos documentais refletem a estrutura, as funções e atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas;
LXXIII - Original: Forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de seu autor, é conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validação.;
LXXIV - Ostensivo: Sem qualquer restrição de acesso;
LXXV - Primeira via: (ver VIA NUMERADA);
LXXVI - Recolhimento de documento: Passagem de documento do arquivo setorial ou do arquivo intermediário para a guarda permanente no Arquivo Central;
LXXVII - Segunda via: (ver VIA NUMERADA);
LXXVIII - - Série documental: Sequência de unidades de um mesmo tipo documental. Exemplos: Atas Finais de Apuração de Eleição, Certidões de Regularidade de Registro Partidário;
LXXIX - Sinal de validação: Marca de autenticidade de um documento. Exemplos: assinatura, carimbo, selo, chancela mecânica;
LXXX - Sistemas informatizados de gestão de processos e documentos: Sistema desenvolvido para produzir, gerenciar a tramitação, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos em ambiente eletrônico. Envolve um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de processos e documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos - documentos digitais e não-digitais ao mesmo tempo;
LXXXI - Suporte: Unidade material em que as informações são registradas. Por exemplo: papel, papiro, plástico, pedra, argila, vidro, metal, filme, fita magnética, disco magnético, disco de vinil, chip de silício, etc,;
LXXXII - Termo de eliminação de documentos: Documento que tem por finalidade registrar as informações relativas ao ato de eliminação, tais como os conjuntos documentais eliminados e suas respectivas datas-limite;
LXXXIII - Tipo documental: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata Final de Apuração de Eleição, Certidão de Regularidade de Registro Partidário;
LXXXIV - Tramitação: Conjunto de atos, medidas e providências prescritos para possibilitar o trâmite de documento, a fim de solucionar uma questão;
LXXXV - Unidade de arquivamento: Suporte ou recipiente de acondicionamento, como caixa-arquivo, pasta, rolo de microfilme, fita, etc.;
LXXXVI - Valor informativo de documentos: Valor que um documento possui pelas informações contidas nele, independentemente de seu valor probatório;
LXXXVII - Valor probatório de documentos: Valor intrínseco que permite a um documento servir de prova legal;
LXXXVIII - Via numerada: Forma que assume cada uma das unidades de um documento original. Exemplos: primeira via, segunda via;
LXXXIX - Via única: Forma que assume um documento original quando criado em uma única unidade.
Art. 4° A Gestão Documental e a Gestão da Memória da Justiça Eleitoral de Goiás observarão as normas definidas no PRONAME, o qual é regido pelos seguintes princípios e diretrizes:
I - garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos;
II - promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário, garantida a acessibilidade, nos termos da Res. CNJ-401/2021;
III - produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;
IV - intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do Patrimônio Histórico e Cultural e da área da ciência da informação;
V - interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;
VI - guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;
VII - manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;
VIII - classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizada, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;
IX - manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;
X - padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;
XI - adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;
XII - garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;
XIII - capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;
XIV - adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos - MoReq-Jus;
XV - constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão da Memória, assim como de Comissões Permanentes de Avaliação Documental - CPADs; e
XVI - fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de Museus, Memoriais, Espaços de Memória ou afins, assim como de divulgação do patrimônio contido nos Arquivos judiciais.
CAPÍTULO II
DA GESTÃO DOCUMENTAL
Seção I
Da Organização e do Funcionamento
Art. 5° O Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Goiás aplica-se:
I - aos magistrados, às magistradas, aos servidores, às servidoras, aos colaboradores e às colaboradoras da Justiça Eleitoral de Goiás, independentemente da lotação, da atribuição e da hierarquia;
II - a todos os órgãos da Justiça Eleitoral de Goiás;
III - aos documentos e/ou processos produzidos e recebidos, em tramitação, armazenados nos arquivos setoriais e àqueles sob a custódia da Seção de Biblioteca, Arquivo e Memória (SEBAM)
Art. 6° Compete ao Diretor-Geral, Assessores, Secretários e Coordenadores do TRE-GO apoiar a implantação do Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Goiás.
§ 1° Ao Diretor-Geral compete ainda, alocar recursos humanos, materiais e financeiros, promovendo o envolvimento de toda a Justiça Eleitoral de Goiás.
§ 2° Compete também aos Assessores, Secretários e Coordenadores a responsabilidade por garantir que os membros de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral de Goiás.
Art. 7° São atribuições da Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI), com o apoio técnico da SEBAM:
I - elaborar e efetivar o Programa de Gestão Documental, observadas as diretrizes traçadas pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD);
II - propor, em conjunto com a CPAD e a Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), as normas para o tratamento arquivístico dos documentos eletrônicos, observada a legislação vigente;
III - difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;
IV - apoiar as atividades desenvolvidas pela CPAD;
V - gerenciar, com apoio da unidade de arquivo, a documentação de fase intermediária e permanente do Arquivo Geral;
VI - assegurar a capacitação necessária aos servidores responsáveis pela execução do programa de gestão documental; e
VII - orientar quanto à identificação do caráter histórico, cultural e acadêmico dos documentos da Justiça Eleitoral de Goiás no que se refere ao tratamento, disponibilização de acesso, descrição do acervo e difusão da informação.
CAPÍTULO III
A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 8° A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD é um grupo multidisciplinar, responsável pela análise, avaliação e destinação dos documentos institucionais.
§ 1° A Comissão será composta, no mínimo, por:
I - servidor(a) responsável pela unidade de gestão documental;
II - representantes das unidades do Tribunal;
III - servidor(a) com conhecimento em Arquivologia;
IV - servidor(a) com conhecimento em História;
V - servidor(a) com conhecimento em Direito;
VI - profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, se necessário (engenheiro, médico e outros).
§ 2° Será constituída em cada Zona Eleitoral uma Comissão Permanente de Avaliação Documental, composta pelo Juiz Eleitoral, pelo Chefe de Cartório e, em havendo, por outro servidor efetivo lotado na respectiva unidade, que funcionará sob a presidência do primeiro.
§ 3° Os membros da Comissão devem atuar na CPAD sem prejuízo de suas atribuições perante as respectivas unidades de lotação.
§ 4° A CPAD, a seu critério, pode solicitar o auxílio de servidores das unidades do Tribunal referidas nos documentos a serem avaliados, bem como o daqueles com formação acadêmica ligada ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.
Art. 9° Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:
I - propor alterações no Plano de Classificação de Documentos (PCD), à Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e à Lista de Documentos Vitais (LDV);
II - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;
III - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;
IV - analisar, aprovar e publicar os editais de eliminação de documentos;
V - com o apoio técnico da unidade de Arquivo, aplicar as normas e os procedimentos previstos no Programa de Gestão Documental deste Tribunal;
VI - apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados;
VII - autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme a TTD;
VIII - aprovar e assinar termo de eliminação, elaborado pela unidade de Arquivo;
IX - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do PRONAME sobre questões relativas à gestão documental e à gestão da memória;
X - avaliar e definir novo tipo documental proposto por unidades da Secretaria, seus prazos de guarda e destinação final, e submeter à Presidência para apreciação e decisão;
XI - zelar pela manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e pela implementação de estratégias de preservação desde sua produção e durante todo o seu tempo de guard
XII - propor regras de manutenção do acervo e de modernização e automatização dos arquivos;
XIII - propor o sigilo dos documentos destinados ao arquivo central, seu grau e tempo de duração, bem como a permissão de acesso aos mencionados documentos;
XIV - garantir a preservação de uma amostra estatística representativa do universo dos documentos e processos administrativos, no caso de população suficientemente grande passível de eliminação.
Art. 10. As atualizações propostas ao Plano de Classificação, à Tabela de Temporalidade de Documentos e aos demais instrumentos de gestão, deverão ser encaminhadas pela CPAD à Diretoria-Geral do Tribunal, que submeterá à Presidência para regulamentação por meio de portaria a ser publicada no Diário da Justiça Eletrônico.
CAPÍTULO IV
DA AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 11. A avaliação de documentos é entendida como o processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos, bem como sua frequência de uso, com o objetivo de estabelecer seus prazos de guarda e de sua destinação final, seja a eliminação, seja a guarda permanente.
Parágrafo único. Finda a avaliação e observados os procedimentos estabelecidos nesta Resolução, poderá haver eliminação de documentos destituídos de valor secundário.
Art. 12. A classificação de documentos deverá ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento nas unidades administrativas do Tribunal e nos Cartórios Eleitorais.
Art. 13. Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da Secretaria Judiciária e de terceiros, conforme a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.
Art. 14. O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos constituem instrumentos de gestão documental e têm como base as funções e as atividades realizadas por todas as unidades da Justiça Eleitoral de Goiás.
Art. 15. Nenhum documento arquivístico, seja físico ou digital, das unidades administrativas do Tribunal ou dos Cartórios Eleitorais poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento permanente sem que haja a previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.
§ 1° É vedada a eliminação de documentos e processos de guarda permanente, mesmo após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução ou reformatação.
§ 2° Os sistemas informatizados devem adotar a TTD para os documentos digitais, utilizando as mesmas nomenclaturas e temporalidade.
§ 3° Vencido o prazo de guarda, a destinação de cada documento ou processo pode ser alterada pela CPAD, mediante justificativa, quer para majorar o referido prazo de guarda, quer para torná-la permanente.
§ 4° A eliminação de documentos deve ocorrer somente após a conclusão do processo de classificação, avaliação e seleção documental, realizado pelas unidades, sob orientação da CPAD.
§ 5° Após aprovada a eliminação pela CPAD, deve ser publicado Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário de Justiça Eletrônico (DJE) deste Tribunal, e disponibilizado o inteiro teor da Listagem de Eliminação de Documentos no sítio do TRE-GO, na intranet e internet.
Art. 16. . A eliminação de documentos, prevista na TTD, só deverá ser realizada após a manifestação da Comissão de Gestão da Memória acerca da listagem de eliminação de documentos, apresentada pela Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD.
Art. 17. Compete a todos os servidores:
I - conhecer e aplicar as ferramentas de gestão de documentos, com base nesta Resolução;
II - realizar, no caso dos Cartórios Eleitorais, os procedimentos de seleção, guarda e descarte dos documentos físicos de sua unidade em fase corrente e intermediária;
III - promover a guarda dos documentos até que seja cumpra o prazo estabelecido na TTD para o envio ao Arquivo Geral, em conformidade com o disposto nesta Resolução.
Art. 18. Compete à unidade responsável pela gestão de documentos no Tribunal:
I - a guarda e a eliminação dos documentos provenientes das unidades administrativas em fase intermediária e permanente;
II - a transferência;
III - o recolhimento dos documentos de guarda permanente.
Art. 19. Os procedimentos de arquivamento, desarquivamento, empréstimo e eliminação de documentos físicos ou digitais deverão ser realizados por intermédio de sistemas informatizados.
§ 1° Os prazos de guarda determinados na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD deverão ser contados a partir do término da tramitação do documento.
§ 2° As unidades responsáveis pela guarda e arquivamento serão incumbidas da gestão de documentos, especialmente no que se refere ao recebimento, à avaliação, à destinação, à guarda e ao acesso aos documentos analógicos e digitais.
Art. 20. A eliminação de documentos no âmbito da Justiça Eleitoral de Goiás ocorrerá após concluído o processo de classificação e avaliação e deverá ser realizada:
I - pelo Tribunal, ordinariamente, uma vez ao ano, pela unidade responsável pela gestão de documentos, referente aos documentos produzidos pelas unidades administrativas;
II - pelos Cartórios Eleitorais, ordinariamente, uma vez ao ano, referente à documentação produzida decorrente das atividades realizadas.
Art. 21. Após aprovada a eliminação pela CPAD, será publicado o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário da Justiça Eletrônico.
§ 1° O Edital de Eliminação fixará o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para eventual solicitação de alienação, pela parte interessada, de documentos a serem eliminados.
Art. 22. A eliminação será realizada mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio de reciclagem do material descartado, ficando autorizada a sua destinação às entidades que promovam a sua coleta e o seu trato.
§ 1° Os documentos a serem eliminados deverão ser descaracterizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo.
§ 2° A eliminação dos documentos deverá ocorrer com supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.
Art. 23. A eliminação dos processos com decisões transitadas em julgado deve ser precedida do registro de dados e das informações processuais no sistema processual e do atendimento às exigências da Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos, de forma que, a qualquer tempo, seja possível a expedição de certidões sobre o processo, observando-se as regras no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.
Parágrafo único. No prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação, é facultado às partes interessadas, às suas expensas, formular requerimento à CPAD ou à SEBAM para obtenção de cópias de peças dos autos judiciais, desentranhamento de documentos ou expedição de certidões, vedada a carga dos processos incluídos nos editais de eliminação de documentos.
Art. 24. A eliminação de documentos sob a guarda dos Cartórios Eleitorais deve ser processada conforme o disposto nesta resolução e nos instrumentos de gestão documental deste Regional.
Art. 25. É vedado o descarte de documentos que estejam em tramitação, tenham pendências ou estejam sob litígio ou investigação.
Art. 26. Na eliminação dos documentos arquivísticos digitais, as informações devem ser efetivamente indisponibilizadas, não implicando, porém, a eliminação de seus metadados.
Art. 27. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar autos de processos e demais documentos de guarda permanente, de forma dolosa.
Art. 28. Do conjunto documental destinado à eliminação deverá ser retirada uma amostra estatística representativa para preservação, com objetivo de representar as funções e atividades deste órgão em determinado período (Item 8.5.1 do Manual de Gestão Documental – CNJ).
Art. 29. São Instrumentos do Programa de Gestão Documental:
I - os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;
II - as Tabelas Processuais Unificadas;
III - a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais;
IV - o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos deste Tribunal;
V - a Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;
VI - a Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos;
VII - o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;
VIII - o Plano para Amostra Estatística Representativa;
IX - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.
§ 1° A destinação de guarda permanente dos documentos, determinada nos instrumentos utilizados pelo Tribunal, deverá ser compatível com aquela estabelecida pelo Proname.
§ 2° Os instrumentos do Programa de Gestão Documental deverão ser atualizados e publicados no Portal do TRE-GO, pela Comissão Permanente de Avaliação Documental.
Art. 30. Os instrumentos do Programa de Gestão Documental são de uso obrigatório no âmbito da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais, devendo ser atualizados e publicados tanto na intranet quanto na página de internet deste Tribunal Regional Eleitoral.
Seção II
Dos documentos da Justiça Eleitoral de Goiás
Art. 31. Os documentos da Justiça Eleitoral de Goiás são classificados como:
I - correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas frequentes;
II - intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;
III - permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e/ou informativo, que devem ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados.
Art. 32. Os documentos e processos, classificados como de guarda permanente, constituem patrimônio cultural nacional e compõem o Fundo Histórico da Justiça Eleitoral (FHJE), devendo ser custodiados em locais com condições físicas e ambientais adequadas e disponibilizados para consulta, de modo a não colocar em risco a sua adequada preservação.
Art. 33. São de guarda permanente:
I - o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas armazenados em base de dados;
II - os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado;
III - os atos normativos: ato, regimento, resolução, portaria e outras normas expedidas;
IV - os documentos e os processos relacionados aos principais eventos históricos do Estado de Goiás;
V - os documentos e os processos administrativos ou judiciais de valor secundário reconhecido pela CPAD ou a partir de requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário; e
VI - os documentos e os processos da amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação.
Art. 34. Tendo em vista a conservação, os documentos de guarda permanente só poderão ser retirados da unidade de arquivo em caráter excepcional:
I - por empréstimo, no âmbito interno deste Tribunal, quando a disponibilização de cópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado;
II - para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança.
III - para tratamento técnico específico.
Art. 35. São documentos de arquivo todos os registros de informações resultantes dos processos de trabalho, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelas unidades deste Tribunal.
Art. 36. Quanto à Transferência de Documentos ao Arquivo Geral, somente serão recebidos documentos de unidades que fizeram o agendamento com a SEBAM, bem como seguiram as orientações dos normativos que tratam deste tema.
Parágrafo único. As alterações dos PCD e a TTD serão instituídos mediante ato normativo expedido pela Presidência do TRE-GO.
Art. 37. Nenhum documento arquivístico produzido e/ou recebido pelo Tribunal no exercício de suas atividades poderá ser eliminado, transferido ou recolhido sem a devida análise do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos, aprovados pelo TRE-GO
Art. 38. Os prazos mencionados na Tabela de Temporalidade contam-se a partir do arquivamento do documento.
Art. 39. O Tribunal Regional Eleitoral de Goiás poderá estabelecer convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário para auxílio nas atividades de gestão documental, sob coordenação e supervisão da CPAD e da Seção de Biblioteca, Arquivo e Memória.
§ 1º Os convênios de que trata o caput terão por objeto o tratamento, a disponibilização de acesso, a descrição do acervo e a difusão da informação contida na documentação judicial, sendo vedada a transferência das funções inerentes à gestão e à avaliação documental.
§ 2º O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo deverão atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades e às garantias individuais
§ 3º É vedada a transferência da guarda permanente da documentação, admitindo-se apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de cinco anos.
§ 4º Findo o prazo máximo previsto no § 3º deste artigo, a documentação em cedência deverá ser devolvida ao órgão produtor correspondente, que concluirá sua destinação, salvo se houver novo convênio.
CAPÍTULO VI
Seção I
DA GESTÃO E PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS
Art. 40. A gestão de documentos arquivísticos digitais da Justiça Eleitoral de Goiás compreende os princípios, diretrizes, requisitos e instrumentos para a preservação de documentos arquivísticos digitais, em observância às normativas do Conselho Nacional de Justiça.
§ 1º A gestão de documentos digitais é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fases corrente e intermediária, visando ao recolhimento para guarda permanente ou à eliminação.
§ 2º Documento arquivístico digital é aquele produzido ou recebido, por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, em suporte digital e dotado de organicidade.
Art. 41. A preservação digital deverá promover a proteção contra falhas de suporte, perda física e obsolescência tecnológica.
Art. 42. Os documentos eletrônicos e digitais, produzidos ou capturados em sistemas computacionais utilizados pelo Tribunal adotarão os Planos de Classificação de Documentos (PCD) e as Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) instituídos pelo TRE-GO.
Art. 43. Os sistemas informatizados e todos os sistemas de negócio que produzem documentos arquivísticos no Tribunal Regional Eleitoral de Goiás deverão adequar-se às normativas do CONARQ e conter módulos de gestão documental que contemplem, no mínimo, o plano de classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) instituídos pelo TRE-GO.
Art. 44. São objetivos da Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Justiça Eleitoral:
I - assegurar, a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, observados os prazos de guarda e a destinação final previstos em tabela de temporalidade de documentos, de acordo com a política nacional;
II - garantir que sejam adotados requisitos de segurança, como forma de reduzir os riscos de perda de documentos e informações; assegurar, por meio de estratégias estruturais e operacionais, as condições adequadas ao pleno acesso e ao uso de documentos arquivísticos digitais, pelos prazos estabelecidos nos instrumentos de temporalidade e destinação adotados na instituição;
III - promover o intercâmbio de informações e experiências sobre preservação digital com instituições nacionais, estrangeiras e internacionais, com vistas à sua constante atualização e ao seu aperfeiçoamento.
Art. 45. Os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos atenderão requisitos de autenticidade definidos em território nacional pelos modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos, a exemplo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário - Moreq- Jus.
§ 1º Todos os documentos arquivísticos nato-digitais ou digitalizados, produzidos pelas unidades do Tribunal Regional Eleitoral e zonas eleitorais no desempenho das atividades são abrangidos pela Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais da Justiça Eleitoral de Goiás.
§ 2º Na produção de documentos arquivísticos digitais serão adotados os formatos abertos como forma de garantir o acesso e a preservação a longo prazo.
§ 3º A assinatura dos documentos nato-digitais deverá ser feita por mecanismo de assinatura digital que seja auditável e que possua os requisitos de segurança.
§ 4º Os documentos arquivísticos digitais deverão ser autenticados preferencialmente por meio de certificação digital, sendo que os originais analógicos deverão ser obrigatoriamente preservados no suporte onde foram produzidos.
§ 5º Deverão ser adotados mecanismos que possibilitem o acesso aos documentos arquivísticos digitais pela sociedade, resguardados os casos de sigilo e restrição de acesso, inclusive decorrentes da Lei Geral de Proteção de Dados.
§ 6º O acesso a documento digital, em idade permanente, dar-se-á por meio de sistema de difusão diferente daquele onde se encontra preservado.
§ 7º O uso de documento digital, nas idades corrente e intermediária, dar-se-á no ambiente digital no qual foi produzido ou recebido.
Art. 46. Para fins de preservação digital, este Tribunal adotará repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.
Seção II
Da Conversão do Suporte
Art. 47. Os procedimentos de digitalização de documentos e processos físicos devem ser realizados de forma a garantir a integridade e a autenticidade, observando os critérios estabelecidos pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, e o disposto no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.
§ 1º Os autos físicos digitalizados para tramitação eletrônica não podem ser objeto de arquivamento definitivo até o trânsito em julgado.
CAPÍTULO VII
DA GESTÃO DA MEMÓRIA
Seção I
Da Organização e Funcionamento
Art. 48. O Programa de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral de Goiás aplica-se aos mesmos entes listados no artigo 4º desta Resolução.
Art. 49. Compete aos Gestores das Unidades do TRE-GO e das Zonas Eleitorais apoiarem a implantação do Programa de Gestão da Memória no que lhes compete.
Art. 50. A composição da Comissão de Gestão da Memória será especificada por meio da Portaria da Presidência n° 110/2021.
§ 1º Os membros da Comissão devem atuar na Comissão de Gestão da Memória sem prejuízo de suas atribuições perante as respectivas unidades de lotação.
§ 2º A Comissão de Gestão da Memória poderá ser demandada pela CPAD quando houver necessidade de avaliar o valor histórico dos documentos para definição de sua temporalidade e/ou destinação de amostragem para compor o acervo do Centro de Memória.
Art. 51. A Comissão de Gestão da Memória deve ter uma formação multidisciplinar, envolvendo áreas de conhecimentos variados, como Direito, História, Arquivologia, Museologia, Biblioteconomia, Administração, Comunicação Social, Arquitetura e outros.
Art. 52. São atribuições da Comissão de Gestão da Memória, dentre outras:
I - coordenar a política de Gestão da Memória do Tribunal, de acordo com a Resolução CNJ nº 324/2020, e em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário;
II - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Arquivo, Biblioteca, Gestão Documental e Centro Histórico deste Tribunal;
III - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente do Tribunal;
IV - promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;
V - coordenar a identificação e o recebimento de material que comporá os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional;
VI - elaborar, atualizar, publicar na internet e intranet do Tribunal as normas e instrumentos da gestão da memória;
VII - encaminhar proposições complementares ao programa e à presente Resolução para apreciação da Presidência do Tribunal;
VIII - acompanhar a aplicação desta Resolução e sugerir medidas que entender necessárias;
IX - analisar, avaliar e destinar os pedidos de incorporação de documentos e peças ao acervo histórico dos espaços de memória do Tribunal, sejam elas produzidas ou recebidas por doação, permuta, legado ou transferência;
X - analisar os editais de eliminação de documentos e processos para evitar o descarte de documentos de possível valor histórico;
XI - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão da Memória quando necessário;
XII - realizar o trabalho de História Oral do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás;
XIII - propor, juntamente com a Comunicação Institucional, projetos ou registros individuais como forma de valorização e ampla visibilidade à Memória institucional e ao Patrimônio Cultural.
Parágrafo único. A Comissão de Gestão da Memória poderá requisitar servidores e o auxílio da CPAD para o exercício de suas atribuições.
Seção II
Dos Instrumentos do Programa de Gestão da Memória
Art. 53. São instrumentos do Programa de Gestão da Memória:
I - Plano museológico - Ferramenta de planejamento estratégico utilizada para a estruturação dos trabalhos realizados com acervos museológicos;
II - Política de Acervo - Disciplina os critérios de aquisição, doação e relevância do acervo;
III - Carta de serviços - Visa a informar aos cidadãos as Ações de Memória do Tribunal, facilitando o acesso à informação, referente aos bens culturais de valor histórico geridos pela Corte;
IV - Gestão de risco - Processo de planejamento, organização, direção e controle dos recursos humanos e materiais de uma organização visando a minimizar os riscos sobre seu Patrimônio, seus recursos e sua atividade;
V - Processo do Selo Histórico - Disciplina os critérios de avaliação de valor histórico aos acervos arquivísticos, bibliográficos, museológicos;
VI - O Memorial da Justiça Eleitoral de Goiás – Espaço físico e virtual de exposição, conservação, divulgação e ensino da memória contida nos documentos históricos do TRE-GO;
VII - As Portarias e Resoluções que dispõem sobre a Gestão da Memória no âmbito desta instituição.
Seção III
Da Avaliação dos Documentos Históricos do TRE-GO
Art. 54. À Comissão de Gestão da Memória caberá, também, a implantação do Selo Histórico ou marca de relevância a documentos do Poder Judiciário.
§ 1º Selo Histórico consiste na marcação incluída em documentos e processos administrativos e judiciais, com a finalidade de melhor identificação, conferindo-lhes destaque para preservação e difusão.
§ 2º A informação da "guarda permanente ou histórica" deverá acompanhar todos os documentos assim avaliados, com registros nos sistemas processuais judiciais e administrativos.
Art. 55. A Comissão de Gestão da Memória poderá se manifestar para a preservação de possíveis itens históricos, para então preceder à eliminação de todos os materiais em desfazimento incluindo mobiliário, utensílios domésticos, livros de informática e outros.
Art. 56. Compete à atual Coordenadoria de Gestão da Informação (CGI), juntamente com a SEBAM, orientar as unidades do Tribunal (sede e zonas eleitorais) sobre a necessidade de sinalização quanto à possibilidade de valor histórico dos documentos administrativos, segundo Processo de criação do Selo de Acervo Histórico.
Seção IV
Da Gestão e Preservação dos Documentos Digitais em Repositório Confiável
Art. 57. A Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), em parceria com a Comissão de Gestão da Memória, Comissão Permanente de Avaliação Documental e os Espaços de Memória deverá, de acordo com o que estabelece o §2º do artigo 40, da Resolução CNJ nº 324/2020, implantar Repositório Arquivístico Confiável (RDC-Arq) para guarda de documentos, desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.
§ 1º O repositório possibilitará a realização de pesquisa on-line de informações arquivísticas (históricas), que ficará acessível no Portal deste Órgão;
§ 2º O acervo digital relacionado à memória institucional deverá ser, integralmente, preservado em Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq, com interoperabilidade de pacotes informacionais entre os ambientes de negócio (SEI, PJE, DJE etc.) e de preservação.
§ 3º O repositório digital confiável utilizado para a guarda do acervo digital de cunho histórico, bem como os sistemas de Gestão de Processos e Documentos, devem seguir as orientações da Resolução CNJ nº 324/2020 e do Manual de Gestão da Memória do Poder Judiciário, principalmente no que se refere à cadeia de custódia ininterrupta.
Parágrafo único. A Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) disponibilizará e manterá ferramenta adequada para o efetivo funcionamento do Programa de Gestão da Memória
Seção V
Dos Sítios Eletrônicos
Art. 58. A Comissão de Gestão da Memória, em parceria com a Comunicação Institucional, deverá providenciar a criação do Portal da Memória com entrada denominada "Memória" (denominação unificada para todo o Judiciário, conforme item 10.5 do Manual de Gestão de Memória do CNJ).
§ 1º O Portal da Memória congregará todas as ações e iniciativas relacionadas com a gestão documental, gestão da memória, produções da comunicação social e demais conteúdos relacionados à memória institucional.
§ 2º A disseminação de informações sobre o Programa de Gestão da Memória far-se-á, obrigatoriamente, nos sítios da internet e intranet, bem como no Portal da Memória e por meio das mídias sociais utilizadas por este Tribunal.
Seção VI
Do Centro de Memória Virtual
Art. 59. O Centro de Memória da Justiça Eleitoral de Goiás disponibilizará, em espaço virtual, o acesso ao seu acervo permanente de bens e documentos, bem como testemunhos materiais e imateriais representativos da trajetória e da história da Justiça Eleitoral em Goiás.
Seção VII
Da Implantação do Programa
Art. 60. A implantação do Programa de Gestão da Memória ocorrerá, gradativamente, seguindo-se planejamento apresentado pela Comissão de Gestão da Memória do Tribunal.
§ 1º Caberá à Comissão de Gestão da Memória elaborar, anualmente, com colaboração e participação da Unidade de Memória, Arquivo, Biblioteca e Gestão Documental, além da Comunicação Institucional, projetos de ação, resgate e preservação de memória.
§ 2º No planejamento anual deverá constar plano de ação para celebração da data do Dia da Memória do Poder Judiciário, instituído pela Resolução CNJ nº 316/2020 e comemorado em 10 de maio.
Art. 61. A Comissão de Gestão da Memória reunir-se-á, ordinariamente, uma vez a cada 3 (três meses) e extraordinariamente, sempre que necessário.
CAPÍTULO VIII
Das Disposições Finais
Art. 62. Esta Resolução será aplicada e interpretada em consonância com os princípios e finalidades estabelecidos na Lei nº 12.527/2011, de modo a garantir aos cidadãos e à sociedade, de forma concreta, o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º c/c o inciso II do § 3º do art. 37 e § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
Art. 63. Deverão ser respeitados os critérios da Lei Geral de Proteção de dados (LGPD) na disponibilização de documentos arquivísticos a usuários externos, sejam eles documentos físicos ou digitais.
Art. 64. As normas contidas nesta Resolução serão amplamente divulgadas pela Assessoria de Comunicação do Tribunal, conforme orientação da CPAD e da Comissão de Gestão da Memória, com a finalidade de instruir todos os servidores acerca de sua melhor utilização.
Art. 65. Deverão ser priorizados recursos orçamentários e tecnológicos para implantação dos Programas de que trata esta Resolução.
Art. 66. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência deste Tribunal.
Art. 67. Para os efeitos da presente norma, fazem parte integrante desta resolução: o Plano de Classificação de Documentos (Anexo I), a Tabela de Temporalidade Documentos (Anexo II), o Índice da Tabela de Temporalidade (Anexo III), a Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo IV), o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo V); o Termo de Descarte de Documentos (Anexo VI); Listagem de Documentos Vitais (Anexo VII); Listagem de verificação de Baixa Definitiva de Autos Findos (Anexo VIII); Solicitação de Alienação de Documentos (Anexo IX); e Fluxograma Para Destinação de Documentos (Anexo X).
Art. 68. Esta Resolução entrará em vigor na data de publicação, ad referendum do Tribunal, revogando-se as Resoluções TRE-GO nº 131/2008, 278/2018 e 354/2021.
Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, em Goiânia, aos 25 dias do mês de abril de 2022.
Desembargador LEANDRO CRISPIM
Presidente
Anexo I
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS
