Tribunal Regional Eleitoral de Goiás

Secretaria Judiciária

Coordenadoria de Gestão da Informação

Seção de Legislação e Editoração

RESOLUÇÃO N° 278 /2018

Altera a Resolução n° 131/2008, que disciplina o Programa de Gestão Documental do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás e das Zonas Eleitorais sob sua jurisdição.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS, no uso das atribuições que lhe confere o inciso XII do artigo 13 da Resolução TRE/GO n° 173, de 11 de maio de 2011 (Regimento Interno),

CONSIDERANDO que a Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, § 2°, dispõe que cabem à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

CONSIDERANDO que a Lei n° 8.159/91 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e, em seu art. 20, define a competência dos órgãos do Poder Judiciário Federal para proceder à gestão e ao recolhimento dos documentos produzidos e recebidos no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda;

CONSIDERANDO a Resolução n° 26, de 06 de maio de 2008, do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a Recomendação n° 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça CNJ, que recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname e de seus instrumentos;

CONSIDERANDO a Resolução n° 23.379, de 1° de março de 2012, do Tribunal Superior Eleitoral TSE, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental, no âmbito da Justiça Eleitoral,

RESOLVE:

Art. 1° Os artigos 1°, 2°, 3°, 4°, 5°, 11, 12, 13, 14, 15, 16 e 17 da Resolução n° 131, de 9 de abril de 2008, passam a vigorar com as seguintes alterações:

"Art. 1° Instituir, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, o Programa de Gestão Documental.

Parágrafo único. A gestão documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício das suas atividades, independentemente do suporte em que a informação encontra-se registrada.

Art. 2° A classificação é atividade fundamental para a gestão documental, e deverá ocorrer no momento da produção ou da entrada do documento na Secretaria deste Tribunal e nas Zonas Eleitorais, de modo a permitir benefícios na organização e na gestão documental durante todo o ciclo de vida do documento.

Art. 3° Os documentos produzidos e recebidos pela Secretaria deste Tribunal e pelas Zonas Eleitorais serão identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1° …..........................................................................................

§ 2° Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas unidades da Secretaria deste Tribunal e Zonas Eleitorais, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3° …........................................................................................."

Art. 4° Para os efeitos da presente norma, fazem parte integrante desta resolução: o Plano de Classificação de Documentos (Anexo I), a Tabela de Temporalidade Documentos (Anexo II), o Índice da Tabela de Temporalidade (Anexo III), o Glossário Terminológico (Anexo IV), a Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo V), o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo VI) e o Termo de Descarte de Documentos (Anexo VII).

Art. 5° Instituir o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Justiça Eleitoral de Goiás.

Art. 11. …....................................................................................

I ..............................................................................................

II pela Seção de Biblioteca, Legislação e Arquivo - SEBLARQ, no âmbito da Secretaria do Tribunal, e pelo Chefe de Cartório, nas Zonas Eleitorais, quando houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados.

Art. 12. A eliminação de documentos em arquivo intermediário deverá ser precedida de autorização da unidade da qual são provenientes e a Comissão de Permanente de Avaliação Documental fará publicar, na Imprensa Oficial, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do Anexo VI.

I O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados e sobre a unidade por eles responsável.

II O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos deverá consignar um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.

Art. 13. O descarte de documentos ocorrerá preferencialmente em ano não eleitoral.

Art. 14. Deverá ser constituída Comissão Permanente de Avaliação Documental, no âmbito da Secretaria deste Tribunal, composta preferencialmente por:

I servidor responsável pela unidade de gestão documental;

II representantes das unidades do Tribunal;

III servidor com conhecimento em Arquivologia;

IV servidor com conhecimento em História;

V servidor com conhecimento em Direito;

VI profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, se necessário (engenheiro, médico e outros).

Art. 15. Será constituída em cada Zona Eleitoral uma Comissão Permanente de Avaliação Documental, composta pelo Juiz Eleitoral, pelo Chefe de Cartório e, em havendo, por outro servidor efetivo lotado na respectiva unidade, que funcionará sob a presidência do primeiro.

Art. 16. .......................................................................................

I zelar pela manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e pela implementação de estratégias de preservação desde sua produção e durante todo o seu tempo de guarda ;

II propor regras de manutenção do acervo e de modernização e automatização dos arquivos setoriais e central;

III propor periodicamente o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos;

IV orientar a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e dirimir possíveis dúvidas;

V propor o sigilo dos documentos destinados ao arquivo central, seu grau e tempo de duração, bem como a permissão de acesso aos mencionados documentos;

VI propor o descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade de Documentos, por iniciativa própria ou por sugestão das unidades da Secretaria do Tribunal e Zonas Eleitorais;

VII publicar, na imprensa oficial, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme modelo do Anexo VI;

VIII garantir a preservação de uma amostra estatística representativa do universo dos documentos e processos administrativos, no caso de população suficientemente grande passível de eliminação.

Art. 17. A atualização dos instrumentos de gestão de documentos descritos nesta resolução deverá ser proposta pela Comissão Permanente de Avaliação Documental, a partir das sugestões apresentadas pelas unidades da Secretaria do Tribunal e Zonas Eleitorais, condicionada à aprovação do Diretor-Geral."

Art. 2° Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 3° Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições contrárias.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, em Goiânia, aos 16 dias do mês de abril de 2018.

Desembargador KISLEU DIAS MACIEL FILHO

Presidente

Desembargadora NELMA BRANCO FERREIRA PERILO

Vice-Presidente e Corregedora Regional Eleitoral

Dr. FABIANO ABEL DE ARAGÃO FERNANDES

Juiz Membro

Dr. LUCIANO MTANIOS HANNA

Juiz Membro

Dr. FERNANDO DE CASTRO MESQUITA

Juiz Membro

Dr. MARCELO ARANTES DE MELO BORGES

Juiz Membro

Dr. JESUS CRISÓSTOMO DE ALMEIDA

Juiz Membro

Dr. ALEXANDRE MOREIRA TAVARES DOS SANTOS

Procurador Regional Eleitoral

ANEXOS

ANEXO I - Plano de Classificação de Documentos

ANEXO II - Tabela de Temporalidade de Documentos

ANEXO III - Índice da Tabela de Temporalidade

ANEXO IV - Glossário Terminológico

ANEXO V - Listagem de Eliminação de Documentos

ANEXO VI - Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

ANEXO VII - Termo de Descarte de Documentos

Este texto não substitui o publicado no DJE, n° 71, de 23.04.2018, páginas da 3 a 6 e da 79 a 195.