PROVIMENTO N° 8/2020 - VPCRE
Regulamenta o procedimento de digitalização dos processos físicos e migração do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) para o sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe).
O Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral de Goiás, Desembargador Luiz Eduardo de Sousa, no uso de suas atribuições legais e regimentais, com fulcro no art. 8°, inciso II, da Resolução TSE n° 7.651/1965 e no art. 18, caput e inciso IV, da Resolução TRE/GO n° 298/2018 – Regimento Interno do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás,
CONSIDERANDO as diretrizes da Lei n° 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial e, em seu art. 18, autoriza os órgãos do Poder Judiciário a regulamentarem esse procedimento no âmbito de suas competências;
CONSIDERANDO o disposto na Resolução do Tribunal Superior Eleitoral n° 23.417, de 11 de dezembro de 2014, que instituiu o Processo Judicial Eletrônico (PJe) como o sistema eletrônico de constituição e tramitação de processos judiciais na Justiça Eleitoral, e definiu parâmetros específicos de implementação e funcionamento;
CONSIDERANDO o disposto na Portaria do Tribunal Superior Eleitoral n° 344, de 08 de maio de 2019, que estabeleceu a utilização obrigatória do sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) para a propositura e a tramitação das ações de competência das Zonas Eleitorais;
CONSIDERANDO o que determina a Portaria do Tribunal Superior Eleitoral n° 247, de 13 de abril de 2020, que dispõe sobre o cadastramento de processos físicos no sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe);
CONSIDERANDO o disposto na Resolução Tribunal Regional Eleitoral de Goiás n° 323, de 29 de junho de 2020, que estabelece prazos e procedimento para digitalização dos processos físicos e migração do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) para o Sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe);
CONSIDERANDO a existência de condições técnicas que permitem o cadastramento no sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) dos processos físicos que ainda se encontram em tramitação nas unidades de primeira instância deste Regional;
CONSIDERANDO, por fim, os benefícios advindos da substituição da tramitação de autos em meio físico pelo meio eletrônico, como instrumento de celeridade e qualidade de prestação jurisdicional;
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1° Estabelecer diretrizes para a digitalização dos processos físicos e migração do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) para o sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) no âmbito das unidades de primeira instância do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás.
Parágrafo único. Deverão ser observados os parâmetros estabelecidos neste normativo, na Resolução TRE/GO n° 323/2020 e na Portaria TSE n° 247/2020.
Art. 2° Caberá às Zonas Eleitorais a publicação de edital no Diário de Justiça Eletrônico (DJE), pelo prazo de 15 (quinze) dias, contendo a lista de processos físicos em tramitação ou que, por motivo de desarquivamento, voltarem a tramitar na unidade, que serão digitalizados e cadastrados no sistema PJe.
Art. 3° O procedimento de migração dos processos físicos para o sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe) deverá ser concluído até 30 de setembro de 2021, e será divido em 2 (duas) etapas.
§ 1° A primeira etapa, que se estenderá de 1° de setembro de 2020 a 31 de março de 2021, deverá abranger todos os processos físicos que se encontrem nas seguintes situações: cumprimento de condições definidas em transação penal, suspensão condicional do processo ou da pena; suspensos na forma do art. 366 do Código de Processo Penal; em cumprimento de sentença; além daqueles classificados como execuções fiscais.
§ 2° A segunda etapa, a se iniciar no dia 1° de abril de 2021, deverá ser concluída até 30 de setembro do mesmo ano, e abrangerá os autos de persecução criminal (Inquéritos Policiais – IP, Notícias Crime – NC e Termos Circunstanciados de Ocorrência – TCO) e os demais processos pendentes de julgamento não abrangidos na primeira fase.
Art. 4° Os processos físicos referentes às eleições 2016 que possam importar em perda de mandato eletivo, bem como aqueles de natureza criminal cujo prazo de prescrição em abstrato se finde até 31 de dezembro de 2020, deverão ser migrados para o PJe no prazo de 30 (trinta) dias a partir da publicação deste provimento.
Art. 5° As Zonas Eleitorais poderão definir calendários próprios visando a antecipar a conclusão dos trabalhos.
Art. 6° O juiz eleitoral determinará a devolução dos processos físicos que estejam com vista às partes ou ao Ministério Público Eleitoral para proceder à digitalização e ao cadastramento dos autos no Processo Judicial Eletrônico (PJe).
Art. 7° Somente poderão ser migrados os processos físicos em que as partes tenham seus respectivos números de Cadastro de Pessoa Física – CPF e de Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ previamente registrados nos dados de autuação no SADP.
§ 1° Não havendo os números de CPF ou de CNPJ registrados no SADP, nem nos autos físicos, a unidade poderá obtê-los via sistemas da Justiça Eleitoral (ELO, SGIP, etc); procedendo-se, em seguida, à atualização dos dados de autuação do processo.
§ 2° Não sendo possível a obtenção dos números de CPF ou de CNPJ, e certificada a circunstância nos autos físicos, poderá ser excluído o registro da respectiva parte no SADP, visando exclusivamente a conclusão da operação de migração.
§ 3° Na hipótese do parágrafo anterior, o registro da parte deverá ser novamente incluído no momento da revisão dos dados de autuação do processo eletrônico.
Art. 8° Havendo advogado constituído nos autos, é indispensável constar previamente nos dados de autuação no SADP o número de inscrição do profissional na Ordem dos Advogados do Brasil – OAB.
Art. 9° Ficará mantida a numeração original do processo após o cadastramento automático no PJe, nos termos da Resolução CNJ n° 65, de 16 de dezembro de 2008.
Art. 10. Em caso de impossibilidade técnica de migração, proceder-se-á, excepcionalmente:
I - à autuação manual de processo novo no PJe, seguida da intimação das partes da alteração do número único;
II - ao arquivamento manual dos autos no SADP, após certificada a impossibilidade do uso da funcionalidade automática de migração.
CAPÍTULO II
DIGITALIZAÇÃO DOS PROCESSOS FÍSICOS
Art. 11. Tratando-se de migração de processos em fase de conhecimento, a digitalização dos autos físicos será integral, incluindo-se no PJe todos os documentos e os arquivos digitais contidos em dispositivos portáteis juntados fisicamente.
Art. 12. Tratando-se de migração de autos de inquérito policial, notícia crime ou termo circunstanciado de ocorrência, as unidades poderão aproveitar eventuais digitalizações já realizadas pelas polícias judiciárias civil e federal, certificando-se nos autos a ocorrência.
Art. 13. Tratando-se de processos físicos na fase de cumprimento de sentença ou acórdão, com decisão transitada em julgado, deverão ser digitalizadas, no mínimo, as seguintes peças:
I - capa dos autos físicos;
II - petição inicial;
III - procurações outorgadas pelas partes;
IV - documentos comprobatórios da citação dos réus;
V - defesas;
VI - decisão, sentença, decisão monocrática terminativa, acórdãos, se existentes, e documentos comprobatórios da notificação da decisão condenatória;
VII - certidão de trânsito em julgado;
VIII - despacho determinando o cumprimento da decisão e a notificação para pagamento da multa;
IX - comprovação de pagamentos e recolhimentos havidos;
X - outras peças do processo cuja anexação aos autos eletrônicos seja determinada pelo juízo.
§ 1° Os processos que estiverem em fase de acompanhamento de condições definidas em transação penal terão digitalizadas as decisões homologatórias e os documentos que comprovem o cumprimento das medidas impostas, salvo determinação complementar por parte do juiz eleitoral.
§ 2° As cartas precatórias e de ordem terão digitalizadas e migradas apenas a capa do processo, a carta subscrita pelo juízo deprecante/ordenante e os documentos produzidos no juízo deprecado/ordenado, dispensada a digitalização das peças oriundas dos autos principais, salvo determinação complementar por parte do juiz eleitoral.
Art. 14. Efetuada a digitalização das peças processuais indispensáveis, o cartório responsável procederá ao particionamento dos arquivos, os quais devem ser nominados conforme as peças existentes nos autos físicos e em atenção à ordem em que se encontrarem.
Art. 15. Não serão necessárias a digitalização e a migração de processos arquivados ou que forem encaminhados, por instância superior, para arquivamento.
Art. 16. A partir de 1° de setembro de 2020, todos os processos que necessitarem de remessa para outra instância ou jurisdição deverão ser previamente digitalizados e cadastrados no PJe.
Parágrafo único. Efetuado o envio do processo eletrônico, os autos físicos serão mantidos arquivados na unidade responsável, exceto quando solicitados para esclarecimentos de dúvidas, ocasião em que deverão ser remetidos tanto os autos eletrônicos quanto os autos físicos.
Art. 17. Tramitando em segredo de justiça o processo, ou havendo documento sigiloso, a digitalização dos autos deverá ser feita pelo chefe de cartório, em separado, e a inclusão no meio eletrônico observará a devida identificação e as configurações de segredo de justiça e de sigilo do PJe, conforme o caso.
Art. 18. Para digitalização em unidade diversa do Tribunal, os autos poderão ser retirados do cartório eleitoral por representante formalmente designado pela Administração, com autorização prévia do Juiz Eleitoral e anotação no Livro de Carga.
Art. 19. Durante o procedimento de digitalização, deverão ser observadas as normas de segurança, higienização e limpeza expedidas pelas autoridades sanitárias locais, e ainda as orientações gerias de proteção, para evitar o contágio e a disseminação de doenças infectocontagiosas.
Art. 20. Será registrada na capa dos autos físicos, em destaque, a expressão “Migrado para o PJe”.
CAPÍTULO III
MIGRAÇÃO E INSERÇÃO DE ARQUIVOS NO PJe
Art. 21. O procedimento de migração será operacionalizado a partir do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP e, por meio de solução automatizada, gerará como primeiro documento dos autos eletrônicos um relatório contendo o histórico de movimentação processual já realizada.
§ 1° Concluída a operação, serão lançados automaticamente no SADP os movimentos “Migrado para o PJe” e “Guarda permanente”, quando então fica encerrada a tramitação em suporte físico, sendo vedados quaisquer registros de novos movimentos ou documentos no processo.
Art. 22. Uma vez migrados os autos para o meio eletrônico, caberá ao cartório responsável, de ofício, no sistema Processo Judicial Eletrônico – PJe:
I - complementar os dados de autuação, como classe, assuntos, partes e suas respectivas representações processuais, objeto do processo e outros, conforme previsto no §3° do art. 1° da Portaria TSE n° 247, de 13 de abril de 2020;
II - incluir os documentos digitalizados e os arquivos armazenados em mídias, na ordem em que se encontrarem nos autos físicos;
III - certificar a conclusão das etapas de cadastramento no PJe;
IV - notificar as partes e seus representantes para ratificação dos dados de autuação do processo eletrônico, nos termos do art. 25.
§ 1° No momento da revisão e complementação dos dados da autuação do processo eletrônico, a unidade deverá inserir o assunto de último nível disponível no PJe para a classe correspondente e adequado ao caso concreto, vedada a autuação apenas com o assunto genérico “Direito Eleitoral”.
§ 2° Durante a retificação dos dados de autuação, deverão ser corrigidos, se for o caso, os tipos de parte corretos para cada um dos polos da relação processual.
§ 3° A inclusão, no PJe, dos documentos digitalizados adotará o padrão PDF/A, cores preto e branco e, se possível, com reconhecimento óptico de caracteres (OCR), conforme os parâmetros definidos na Portaria TSE n° 886, de 22 de novembro de 2017.
Art. 23. No processo eletrônico originado da digitalização não integral de processo físico deverão ser certificados o número de volumes, quantidade de folhas, conteúdo e quantidade de mídias, além da informação de que os autos físicos ficarão armazenados na respectiva unidade responsável para eventual consulta.
Art. 24. Nos processos nos quais haja sentença transitada em julgado e estejam pendentes atos de natureza executória, deverá ser promovida a evolução da classe processual originária para a classe de execução correspondente, conforme determinado no Ofício Circular Conjunto PRES/VPCRE n° 26/2020.
CAPÍTULO IV
DA VERIFICAÇÃO DA CONFORMIDADE
Art. 25. Finda a transição dos autos físicos para o PJe, o cartório eleitoral, de ofício, providenciará a notificação das partes e dos advogados para que, no prazo comum de 10 (dez) dias, verifiquem e, caso queiram, manifestem acerca da correção dos dados de autuação do processo eletrônico e da conformidade dos documentos digitalizados provenientes dos autos físicos.
§ 1° Caso sejam apresentados indícios de incorreção e/ou desconformidade, os autos serão conclusos ao juiz eleitoral para decisão, cabendo ao cartório proceder a eventual digitalização das peças indicadas e sua inserção no processo eletrônico.
§ 2° Quando o Ministério Público Eleitoral atuar como parte, ou nos casos de representação da União ou de assistência pela Defensoria Pública da União ou defensor dativo, observar-se-ão as respectivas prerrogativas legais na intimação.
§ 3° O cartório responsável, ao reconhecer de ofício a irregularidade, realizará a digitalização dos documentos indicados, certificando o fato.
Art. 26. Ultrapassado o prazo sem que haja alegação de desconformidade no processo eletrônico, a unidade responsável promoverá normal prosseguimento ao feito no ambiente eletrônico.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 27. Os autos físicos digitalizados e migrados para o PJe deverão ser preservados e mantidos na unidade em que tramita os autos eletrônicos, e serão arquivados concomitantemente ao arquivamento destes.
Art. 28. Em qualquer fase da tramitação do processo eletrônico, as partes, os interessados e o juiz eleitoral poderão solicitar a consulta aos autos do processo físico para obtenção de cópia ou para diligência necessária à instrução processual.
Parágrafo único. Eventual movimentação dos autos físicos, conforme prevista no caput deste artigo, deverá ser certificada nos autos eletrônicos.
Art. 29. A Secretaria de Tecnologia da Informação – STI e a Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral prestarão eventuais orientações quanto aos procedimentos de digitalização e migração de processos físicos, conforme a área de atuação.
Art. 30. Este provimento entra em vigor na data de sua publicação.
Desembargador LUIZ EDUARDO DE SOUSA
Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral
Este texto não substitui o publicado no DJE, n° 161, de 02.09.2020, páginas 30 a 33.