PORTARIA N° 231/2021 - PRES
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 15, inciso XXXVIII, da Resolução 298, de 18 de outubro de 2018 (Regimento Interno),
RESOLVE:
Art. 1° As regras gerais para o uso do serviço de correio eletrônico no Tribunal Regional Eleitoral de Goiás obedecem ao disposto nesta Portaria e à legislação pertinente, e estão alinhadas aos princípios e às diretrizes da Política de Segurança da Informação, instituída pela Resolução TSE n° 23.644/2021.
Parágrafo único. Os princípios e determinações da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados, devem ser observados e incorporados pelos usuários do serviço de correio eletrônico.
Art. 2° O correio eletrônico do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás constitui recurso corporativo para comunicação, a ser usado de modo compatível com o exercício do cargo, sem comprometer a imagem do Tribunal nem o tráfego de dados na rede de computadores da instituição.
Art. 3° Para efeitos desta norma, fica estabelecido o significado dos seguintes termos e expressões:
I - Serviço de correio eletrônico institucional: serviço de envio e recebimento de mensagens eletrônicas (também conhecidas por "e-mails") no âmbito do TRE-GO.
II - Caixa postal: conta de correio eletrônico onde são armazenadas as mensagens recebidas e/ou enviadas.
III - Caixa postal institucional individual: conta de correio eletrônico institucional de um único usuário.
IV - Caixa postal institucional de unidade: conta de correio eletrônico de uma unidade administrativa ou judiciária, constante da estrutura organizacional do Tribunal, ou, em casos justificados, relacionada a atividades específicas ou eventos extraordinários temporários.
Parágrafo único. A caixa postal institucional de unidade somente deverá ser utilizada em casos excepcionais, dando-se preferência à Lista de Distribuição.
V - Caixa postal de sistema: conta de correio eletrônico de um sistema informatizado que necessite desse recurso para o seu funcionamento.
VI - Lista de distribuição: agrupamento de diversos endereços eletrônicos, que permite a distribuição conjunta de uma mensagem eletrônica a todos os seus integrantes, sem caixa postal específica.
VII - Endereço eletrônico: conjunto de caracteres que individualiza e identifica o remetente e o destinatário da mensagem eletrônica. É formado por um identificador e por um domínio, separados pelo símbolo arroba (@).
VIII - Identificador: parte inicial do endereço eletrônico, localizada antes do símbolo arroba (@).
IX - Domínio: parte final do endereço eletrônico, localizada após o símbolo arroba (@).
X - Arquivo de registro de mensagens (logs): registro de eventos relevantes, utilizados para restaurar um sistema, diagnosticar problemas ou realizar auditorias.
XI - Usuário de correio eletrônico: aquele que utiliza, de forma autorizada, recursos inerentes às atividades precípuas da Justiça Eleitoral.
XII - Spam: mensagem enviada a um grande número de endereços eletrônicos, que não possua caráter institucional e/ou cujo objeto não seja inerente à atividade funcional do usuário ou da unidade.
XIII - Phishing: fraude eletrônica, caracterizada pela tentativa de obtenção de dados e informações pessoais com o uso de meios técnicos e de engenharia social.
XIV - Malware: programas indesejados, desenvolvidos com a finalidade de executar ações danosas e atividades maliciosas em um computador ou sistema (ex.: worm, bot, spyware, backdoor, cavalo de tróia, ransomware e rootkit).
XV - Hoax: mensagem eletrônica encaminhada a muitos destinatários e de conteúdo geralmente alarmante e com pouca ou nenhuma veracidade, cujo objetivo é a propagação de boatos e informações distorcidas.
Art. 4° Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação a criação, manutenção e controle das caixas postais de correio eletrônico deste Tribunal, observados os seguintes preceitos:
I - As caixas postais são identificadas unicamente por meio de seu endereço eletrônico.
II - Toda mensagem enviada deve conter a identificação do remetente na assinatura do email, contendo: nome, cargo, lotação e telefone de contato.
III - No âmbito do Tribunal, o domínio do endereço eletrônico é "tre-go.jus.br".
IV - Somente será criada caixa postal institucional individual, caixa postal institucional da unidade ou caixa postal de sistema.
V - As solicitações de criação, alteração e exclusão de caixas postais devem ser realizadas através de abertura de chamado na Central de Serviços da Secretaria de Tecnologia da Informação.
CAPÍTULO I
Caixa Postal Institucional Individual
Art. 5° Todo magistrado, servidor efetivo, ocupante de cargo em comissão ou função comissionada, requisitado ou outro usuário autorizado terá uma caixa postal institucional individual, observando as seguintes regras:
I - O chefe imediato deverá solicitar formalmente, via preenchimento de formulário em Sistema de Controle de Chamados disponibilizado pela Secretaria de Tecnologia da Informação, a criação de caixa postal institucional individual.
II - O identificador do endereço de correio eletrônico será formado pelo primeiro nome e por um sobrenome separados pelo sinal de ponto.
III - Em situações justificadas, o identificador dos endereços de correio eletrônico poderá ser formado segundo outra ordem ou abreviação do nome do usuário.
IV - A capacidade mínima de armazenamento da caixa postal será de 1 (um) gigabytes (GB), podendo ser estendida até 10 (dez) gigabytes GB, conforme capacidade de armazenamento da infraestrutura, definida pela Secretaria de Tecnologia da Informação.
V - A caixa postal institucional individual será excluída definitivamente nos casos de falecimento, exoneração, demissão, redistribuição, aposentadoria, remoção e cessão a outro órgão, ou retorno à origem e desligamento, mantendo-se a cópia de segurança das mensagens por 1 (um) ano.
VI - Ocorridos os fatos descritos no item anterior, incumbe à Secretaria de Gestão de Pessoas comunicá-los à Secretaria de Tecnologia da Informação, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis da publicação do Ato respectivo, exceto nos casos de demissão e exoneração, quando a comunicação deverá ocorrer de imediato à ciência do afastamento pela Secretaria de Gestão de Pessoas.
VII - Durante o período de férias, suspensão ou qualquer outra forma de afastamento temporário do usuário, este deverá adotar as providências necessárias para que as mensagens enviadas ao seu e-mail sejam automaticamente redirecionadas para a caixa de e-mail de outro usuário, definido pelo gestor imediatamente superior, bem como deverá ativar uma resposta automática informando o período de sua ausência, a previsão de volta às atividades e os contatos que poderão responder durante o período que estiver afastado de suas atividades.
Art. 6° A utilização do correio eletrônico pelo estagiário dar-se-á da seguinte forma:
I - O chefe da unidade, a qual o estagiário esteja vinculado, solicitará formalmente, via preenchimento de formulário em Sistema de Controle de Chamados disponibilizado pela Secretaria de Tecnologia da Informação, a criação de caixa postal institucional individual, somente quando houver essa necessidade para o serviço a ser desempenhado.
II - A caixa postal institucional individual de estagiário terá o tamanho mínimo definido no inciso IV do artigo 5° desta Portaria, podendo ser estendida apenas quando completamente cheia e devidamente justificado pelo chefe da unidade.
III - O identificador do endereço eletrônico será formado pelo primeiro nome seguido de um sobrenome, acrescido da palavra ".estagiário".
IV - A caixa postal institucional individual de estagiários será excluída definitivamente quando da comunicação da Secretaria de Gestão de Pessoas sobre o término do estágio.
Parágrafo único O disposto neste artigo também se aplica ao colaborador, funcionário de empresa terceirizada, caso autorizado pelo tomador do serviço, onde o identificador previsto no inciso III será acrescido da palavra ".terceirizado".
CAPÍTULO II
Caixa Postal de Sistema
Art. 7° A caixa postal de sistema será criada quando houver a necessidade para o funcionamento de um sistema informatizado.
Art. 8° O gestor da unidade responsável pelo desenvolvimento ou manutenção do sistema informatizado será também o gestor da respectiva caixa postal, competindo-lhe:
I - solicitar a criação, alteração e exclusão da caixa postal de sistema;
II - autorizar o acesso de outros servidores, mediante delegação no sistema de correio eletrônico, bem como excluir esse acesso.
Art. 9° O identificador do endereço de correio eletrônico será formado pela denominação ou sigla que permita a identificação do respectivo sistema informatizado.
CAPÍTULO III
Lista de Distribuição (Criação, Alteração e Exclusão)
Art. 10. É permitida a criação de lista de distribuição, com o objetivo de facilitar e otimizar a troca de informações sobre assuntos de interesse do Tribunal.
Art. 11. A criação de lista de distribuição pode ser solicitada pelo gestor da unidade a qual se destina ou pela Presidência.
Art. 12. A solicitação deve ser encaminhada formalmente, via Sistema de Controle de Chamados disponibilizado pela Secretaria de Tecnologia da Informação acompanhada de justificativa e de informações sobre a finalidade da lista, nome do gestor da lista, e quando destinada à atividade temporária, do período de sua duração.
Art. 13. Cada lista de distribuição terá um gestor, a quem incumbe:
I - manter permanentemente atualizado o rol de integrantes da lista de distribuição;
II - solicitar exclusão como gestor e indicar, simultaneamente, o novo responsável pela lista de distribuição;
III - solicitar exclusão da lista de distribuição, quando esta não for mais necessária.
Art. 14. O identificador do endereço eletrônico será formado pela denominação ou sigla, que permita, de forma clara, a identificação de sua finalidade, ou do grupo de endereços eletrônicos nela reunidos, seguido da palavra "lista", separados por hífen.
Parágrafo único. Excepcionalmente, quando se tratar de uma lista de distribuição disponibilizada ao público externo, já divulgada e de amplo conhecimento, o sufixo "lista" poderá ser dispensado.
Art. 15. Toda lista de distribuição terá uma caixa postal que conterá as mensagens recebidas e/ou enviadas, que serão mantidas pelo período de 5 (cinco) anos, como forma de cópia de segurança.
Art. 16. Fica instituído, como canal digital de distribuição de comunicação a servidores e magistrados do TRE-GO, as listas tribunal-lista@tre-go.jus.br e zonas-lista@tre-go.jus.br, com inscrição compulsória de todos os servidores, em pelo menos uma dessas listas, conforme sua lotação.
§ 1° Qualquer comunicação de interesse de todos os servidores, deverão ser postadas nas duas listas estabelecidas no caput.
§ 2° Este canal digital de comunicação ora instituído no caput terá caráter meramente informativo e complementar e não substituirá os meios oficiais de comunicação previstos em lei ou as plataformas de comunicação instituídas.
§ 3° É facultada a inscrição de magistrados e servidores inativos nas listas mencionadas no caput, podendo se utilizar de seus e-mails pessoais, de outros provedores, para esta finalidade.
CAPÍTULO IV
Utilização dos Recursos do Sistema de Correio Eletrônico
Art. 17. O uso do correio eletrônico institucional restringe-se à mensagem cujo objeto seja, necessariamente, inerente à atividade funcional do usuário ou da unidade, sendo vedado o uso para fins particulares.
Art. 18. O acesso ao correio eletrônico, a partir de estações de trabalho fornecidas pelo Tribunal, será feito apenas a partir do navegador de internet.
Art. 19. É vedada a tentativa de acesso a caixas postais às quais o usuário não tenha autorização de acesso.
Art. 20. O tamanho máximo da mensagem eletrônica, incluindo os anexos, não pode exceder 25 (vinte e cinco) megabytes (MB).
Art. 21. É de responsabilidade do usuário:
I - utilizar o correio eletrônico institucional de acordo com os preceitos desta norma;
II - a gestão periódica das mensagens eletrônicas contidas nas caixas postais;
III - manter apenas o seu acesso à conta institucional individual de correio eletrônico, sendo vedada a disponibilização desse acesso a terceiros, bem como proteger a confidencialidade de sua senha de acesso;
IV - informar, mediante abertura de chamado, à Central de Serviços da Secretaria de Tecnologia da Informação sobre o recebimento de mensagem que contrarie o disposto nesta norma.
Art. 22. É vedado o envio, o armazenamento e o encaminhamento de mensagens por meio de correio eletrônico com conteúdo não relacionado às atividades da Justiça Eleitoral, principalmente contendo:
I - informações privilegiadas, confidenciais e/ou de propriedade do Tribunal para destinatários não autorizados;
II - materiais obscenos, ilegais ou antiéticos;
III - materiais preconceituosos ou discriminatórios;
IV - materiais caluniosos ou difamatórios;
V - propaganda com objetivo comercial;
VI - listagem com endereços eletrônicos institucionais;
VII - malwares;
VIII - material de natureza político-partidária que promova a eleição de candidatos para cargos eletivos;
IX - material protegido por lei de propriedade intelectual;
X - entretenimentos e "correntes";
XI - assuntos ofensivos;
XII - músicas, vídeos ou animações que não sejam de interesse específico do trabalho;
XIII - spam, phishing e hoax.
Art. 23. É vedado o cadastramento de endereço de correio eletrônico institucional em qualquer tipo de site externo, salvo aqueles utilizados como fonte de pesquisa no desempenho das atividades funcionais, cursos ou eventos oferecidos pela Justiça Eleitoral ou outros órgãos públicos e fornecedores/fabricantes de soluções contratadas.
CAPÍTULO V
Monitoramento e Auditoria
Art. 24. A utilização indevida do correio eletrônico será passível de bloqueio, após regular processo administrativo em que seja assegurado o contraditório e ampla defesa.
Art. 25. O uso do correio eletrônico será monitorado por meio de ferramentas com o intuito de impedir o recebimento de spam, hoax, phishing, mensagens contendo vírus e outros spam hoax phishing arquivos, que coloquem em risco a segurança da infraestrutura tecnológica do Tribunal ou que contenham conteúdo impróprio.
Art. 26. A Secretaria de Auditoria Interna, a qualquer tempo, poderá solicitar à unidade responsável pela gestão do Serviço de correio eletrônico institucional a realização de auditorias.
Parágrafo único. Entende-se por auditoria o procedimento pelo qual é feita uma varredura automatizada, com o uso de ferramenta de busca eletrônica de conteúdos impróprios ou expressões impróprias ao contexto laboral do uso da ferramenta de correio eletrônico institucional.
Art. 27. Os arquivos de registro de mensagens eletrônicas (logs) serão mantidos pelo prazo de 5 (cinco) anos, exceto nos casos de auditoria ou notificação administrativa ou judicial, em que deverão ser mantidos e devidamente armazenados pela unidade responsável pela gestão do Serviço de correio eletrônico institucional, a fim de garantir a salvaguarda dos respectivos dados.
Art. 28. A Secretaria de Tecnologia da Informação disponibilizará, até o 10° (décimo) dia útil do início de nova gestão administrativa do Tribunal, o relatório para as unidades e aos respectivos gestores, com o rol das listas de distribuição e caixas postais a elas vinculadas, bem como a lista de eventuais caixas postais de estagiários lotados na respectiva unidade.
Parágrafo único. O relatório mencionado no caput deste artigo poderá ser dispensado, caso a Secretaria de Tecnologia da Informação mantenha disponível na intranet, aplicação que permita, a qualquer tempo, consulta da relação de integrantes das listas de distribuição.
Art. 29. Cabe ao gestor conferir os dados do relatório referido no item anterior ou aplicação que permita consulta da relação de integrantes das listas de distribuição e, em até 15 (quinze) dias úteis solicitar os ajustes necessários.
Art. 30. O usuário do correio eletrônico deve basear seu uso nas determinações definidas no Código de Ética dos Servidores do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, Resolução TRE n° 252/2016.
Art. 31. Esta norma integra a Política de Segurança da Informação.
Art. 32. Os casos omissos serão submetidos à deliberação da Comissão de Segurança da Informação.
Art. 33. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Portaria n° 216/2019 e demais disposições em contrário.
Goiânia, 11 de outubro de 2021.
Desembargador LEANDRO CRISPIM
Presidente
Este texto não substitui o publicado no DJE n° 222, de 14.10.2021, páginas 3 a 8.