PORTARIA Nº 118/2023

PORTARIA Nº 118/2023 - DG

O DIRETOR-GERAL EM SUBSTITUIÇÃO DA SECRETARIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS, no uso das atribuições conferidas pelo artigo 46, inciso XVI, da Resolução TRE/GO nº 275/2017, (Regulamento Interno), alterado pela Resolução TRE-GO nº 349/2021,

CONSIDERANDO o artigo 18, inciso IV, da Resolução TRE-GO nº 310/2019, que dispõe sobre o Sistema de Governança Corporativa da Justiça Eleitoral de Goiás;

CONSIDERANDO a deliberação do Conselho de Governança Corporativa contida na ata da Reunião de Análise da Estratégia - RAE do dia 16 de novembro de 2022 (SEI nº 23.0.000000947-4);

CONSIDERANDO o contido no SEI n º 22.0.000013897-9;

RESOLVE:

Art. 1° DETERMINAR que os lançamentos das medições dos indicadores de desempenho cadastrados no Sistema SE SUITE sejam realizados até o 10º dia útil do mês subsequente ao período da medição.

Art. 2° DEFINIR as Instruções de Trabalho 04.04.06 (anexo I) e 04.04.07 (anexo II) como instrumentos de orientação para inclusão, alteração, captação de dados e monitoramento de indicadores de desempenho, no âmbito deste Regional.

Art. 3° Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Leonardo Sapiência Santos

Diretor-Geral em substituição

ANEXO I

	INSTRUÇÃO DE TRABALHO INCLUSÃO E ALTERAÇÃO DE INDICADORES	Codificação
		IT 04.04.06

CARACTERÍSTICAS GERAIS
1) Unidades orgânicas	Assessorias de Planejamento, Governança e Gestão
2) Responsável	Assessores e assistentes de planejamento e gestão das unidades.
3) Resultados esperados
Elaboração e manutenção de indicadores de desempenho com o respectivo preenchimento do formulário de operação de indicador.
4) Recursos necessários
Acesso a rede de dados do TRE-GO, computador, software Excel ou LibreOffice, acesso ao formulário de operação de indicadores.
5) Verificações iniciais
Verificação	Resposta em caso de não conformidade
1. Verificar se os dados para o cálculo do indicador estão disponíveis e de fácil acesso. 2. Certificar-se que a medição do indicador venha a fornecer dados para ações de gestão/melhoria ou ainda mitigação de riscos.	1. Caso os dados não estejam consolidados e de fácil acesso, rever o processo e necessidade do indicador. 2. Caso o impacto da medição do indicador não produza melhorias do processo de trabalho, repense rever a necessidade do indicador.
6) Anexos
Formulário de operação de indicadores (tipo .XLSX)
7) Alterações
Data	-
Item	Descrição
-	-
8) Procedimentos
8.1. Para orientações de como elaborar indicadores, acesse material de apoio para construção de indicadores na INTRANET, através do menu superior Unidades, em seguida no menu lateral esquerdo selecione DG, na seção Publicações e legislação no menu superior;

8.2. Para encontrar os manuais, informe GS//ASPLAN no campo unidade e Planejamento no campo Tipo;

8.3. Acesse e preencha o formulário Elaboração e Manutenção de Indicadores, conforme orientado no item 8.2;
8.4. Preenchimento do formulário:
8.4.1. Tipo da operação: Marque uma das opções (inclusão, alteração ou exclusão) de procedimento que se deseja para o indicador;
8.4.2. Nome do indicador: Deve ser formado por um identificador e nome que expresse seu resultado. Sendo que o identificador tem a seguinte estrutura:
IEXXX – IE: indicador estratégico, XXX número sequencial definido automaticamente pelo sistema de monitoramento de indicadores;
ITXXX – IT: indicador tático, XXX número sequencial definido automaticamente pelo sistema de monitoramento de indicadores;
IOXXX – IO: indicador operacional, XXX número sequencial definido automaticamente pelo sistema de monitoramento de indicadores.
8.4.3. Iniciativa: Informar a iniciativa estratégica definida no Planejamento Estratégico que o indicador se alinha;
8.4.4. Unidade responsável: Unidade orgânica responsável pelo indicador;
8.4.5. Unidade de medida: Informar a unidade de medida que melhor represente o formato do resultado da medição do indicador. Exemplos de unidades de medidas: porcentagem (%), quantidade (NN), número (NN), dias (DD) e Quilograma (KG);
8.4.6. Linha base: Valor medido anteriormente para servir de base para a definição da meta do indicador;
8.4.7. Ano: Período de medição e monitoramento do indicador (sempre anual);
8.4.8. Meta: Valor que representará a meta a ser alcançada dentro do período estabelecido (Ano). A meta pode ser monitorada mensalmente, trimestralmente, quadrimestralmente. semestralmente e anualmente;
8.4.9. O que mede: Descrever de forma concisa o que se pretende medir com a execução do indicador. Exemplo: 1) Tempo médio, em dias úteis, entre o recebimento de cada solicitação dirigida à Ouvidoria e o envio de sua resposta; 2) Percentual de processos prioritários do 1º grau, que possam importar a não diplomação ou a perda do mandato eletivo, instruídos e julgados;
8.4.10. Indicativo de resultado: Selecione “Quanto maior, melhor” se o proposito a ser alcançado em relação a meta será positivo para valores igual ou maior a meta estabelecida. Selecione “Quanto menor, melhor” quando o valor que se deseja alcançar deverá ser igual ou menor que a meta definida;
8.4.11. Para que medir: Descreva de forma concisa as razões da criação, medição e monitoramento do indicador;
8.4.12. Quem mede: Informe a sigla da unidade responsável por lançar e monitorar as medições do indicador;
8.4.13. Quando Medir: Informe o período de leitura do indicador (medição). Se mensal, trimestral, quadrimestral, semestral ou anual. No campo Meta deve ser informado o valor global da meta;
8.4.14. Onde Medir: Informe de onde serão extraídas as informações de medição do indicador, podendo ser uma planilha, relatório ou sistema;
8.4.15. Como medir: Descrição da métrica (formula) que será usada para o cálculo do resultado do indicador. Descreva a definição das variáveis envolvidas.

8.5. Alteração do indicador
8.5.1 Item a alterar: Informe qual dos itens que compõe o indicador será alterado (item 8.3);
8.5.2. Nova informação: Nova descrição da informação correspondente ao item que será alterado;
8.5.3. Justificativa p/ alteração: Informe a justificativa para a alteração;
8.5.4. Elaboração: Nome do responsável pela elaboração do indicador;
8.5.5. Aprovação: Nome do responsável pela aprovação do indicador.

8.6. Validação do Indicador
8.6.1. Enviar formulário para ASPLAN / AAGES para validação e homologação.

8.7. Cadastramento do Indicador no Sistema de Desempenho (SE SUITE) pela ASPLAN / AAGES.

8.8. ASPLAN / AAGES comunica o cadastramento à unidade gestora do Indicador.

9) Fluxograma (processo)

ANEXO II

	INSTRUÇÃO DE TRABALHO CAPTAÇÃO DOS DADOS E MONITORAMENTO DOS INDICADORES	Codificação
		IT 04.04.07

CARACTERÍSTICAS GERAIS
1) Unidades orgânicas	Assessorias de Planejamento, Governança e Gestão
2) Responsável	Assessores e assistentes de planejamento e gestão das unidades.
3) Resultados esperados
1. Lançamentos das medições dos indicadores até o 10º dia útil do mês subsequente ao período definido para a medição. 2. Alcance da meta definida e a elevação do grau de maturidade de gestão com base nas medições periódicas de desempenho, bem como a mitigação de riscos eventualmente evidenciados.
4) Recursos necessários
Computador com acesso a rede de dados do TRE-GO, utilização do Sistema SE SUITE e dos painéis de Business Intelligence desenvolvidos pela ASPLAN e publicados na INTRANET.
5) Verificações iniciais
Verificação	Resposta em caso de não conformidade
1. Verificar se o acesso ao sistema SE SUITE está liberado. 2. Conferir o resultado dos lançamentos no painel de BI e padronização dos dados.	1. Solicitar acesso ao Sistema SE SUITE, com as configurações necessárias. 2. Caso exista, verificar a necessidade de alterações, supressão ou criação de dados, ou ainda o desenvolvimento de painel específico.
6) Anexos
Sem anexos.
7) Alterações
Data	-
Item	Descrição
-	-
8) Procedimentos
8.1. O levantamento do dados necessários a alimentação da medição dos indicadores deve ser realizado conforme consta do Glossário dos indicadores de Desempenho, na página do respectivo indicador, na linha “Onde medir”.
8.2. Após obter os dados conforme a métrica defina no Glossário dos Indicadores de Desempenho, para o respectivo indicador, acesse o sistema SE SUITE por meio do link: https://trego.softexpert.com/.
8.3. Informe Login e Senha, sendo que o Login será o Nr. do Título de Eleitor. Caso não tenha usuário cadastrado e com permissão de acesso ao sistema, solicite à Assistência de Apoio à Governança e Gestão Estratégica – AAGES, Ramal 4250 ou encaminhando e-mail para asplan-lista@tre-go.jus.
8.4. No menu superior clique em “Minhas tarefas”:
8.5. Na lista de tarefas pendentes do componente DESEMPENHO, selecione uma das opções: Inclusão de medição ou inclusão de meta.
8.6. Na lista de indicadores, selecione (1) o indicador desejado, em seguida clique no ícone (2) “Entrada de medição”, conforme figura abaixo:
8.7. Inclusão de meta/medição: Insira o valor da meta ou medição correspondente ao período de medição, conforme figura abaixo:
8.8. Incluir análise crítica: selecione o ícone “+” na linha da meta e medição, no canto esquerdo, correspondente ao período de medição. Oriente-se pela figura anterior.
8.8.1. Em seguida, selecione “+ Comentário”, na janela posterior informe o título “Análise crítica”. No campo “Comentário” descreva a análise contemplando as seguintes informações: (1) Avaliação dos objetivos alcançados e do desempenho em relação a meta, (2) Monitoramento de metas não alcançadas e (3) Monitoramento de metas não alcançadas (siga as orientações do item 8.7.2). Após selecione o botão “Salvar”.
8.8.2. Orientações para o preenchimento da Análise crítica:
1. Avaliação dos objetivos alcançados e do desempenho em relação a meta Analise e justifique os resultados obtidos e compare-os com as metas estabelecidas, identificando os pontos fortes e fracos, as causas e as consequências do resultado alcançado.
2. Monitoramento de metas não alcançadas Identifique as causas que levaram ao não cumprimento das metas e analisando os dados disponíveis. Descreva as causas mais relevantes e busque mostrar as soluções mais adequadas para cada uma delas, definindo ações corretivas, preventivas ou de melhoria.
3. Perspectiva para os próximos exercícios (desafios e riscos) Descreva os desafios e as incertezas que a Instituição provavelmente enfrentará ao perseguir a meta estabelecida para o indicador e as potenciais implicações legais. Aponte os riscos que podem impactar o cumprimento das metas estabelecidas no planejamento estratégico.
8.8.3. Ao retornar para a tela anterior, selecione o ícone (4), para salvar a meta/medição, conforme figura do item 8.6. Feche a janela, concluindo o lançamento da medição em questão.

8.9. Calculando o BSC: Está função “Calcular BSC” só estará disponível para usuário com a permissão de gestão de indicadores. Portanto, não será executado por usuário com permissões operacionais.
8.9.1. Acesse o componente DESEMPENHO:
8.9.2. Em seguida selecione “Execução de Scorecard”:
8.9.3. Selecione o botão (1) PESQUISAR, em seguida o (2) Scorecard correspondente ao Planejamento Estratégico vigente, selecione o ícone (3) “Scorecard”.
8.9.4. Calculando o BSC: Selecione no menu superior a opção “Calcular”:
8.9.5. Em seguida aceite ou altere o período (ano inicial/ano final) que se deseja calcular e selecione “Calcular”:
8.9.6. Após a execução do calculo clique no botão OK e feche a janela.

8.10. Convocação da Reunião de análise da estratégia – RAE:
8.10.1. A reunião de Análise da estratégia é realizada quadrimestral, de preferência nos meses de abril, agosto e dezembro;
8.10.2. O presidente do Comitê Permanente de Gestão da Estratégia, conforme art. 17, incisos I e IV do art. 18, ambos da Resolução TRE-GO nr. 310/2019, fará a convocação da reunião de análise da estratégia;
8.10.3. A pauta da reunião será elaborada pela Assessoria Especial de Planejamento Estratégico, Governança e Gestão e compartilhada com as demais Assessorias e Gestores de indicadores;
8.10.4. As unidades gestoras serão responsáveis por apresentar os resultados lançados no sistema SE SUITE e propor ajustes/correções na estratégia que lhe compete executar;
8.10.5. Os ajustes/correções aprovados pelo CPGE, deverão ser registrados em ata e posteriormente, promovidas as alterações nos respectivos documentos de registro da estratégia pela(s) unidade(s) responsável(eis).

9) Fluxograma (processo)