PORTARIA N° 145/2009 - DG
Disciplina a aplicação da Resolução TRE/GO n° 131/2008, que trata do Programa de Gestão de Documentos no âmbito deste Tribunal.
O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS, no uso de suas atribuições legais e de acordo com o disposto no artigo 23, inciso VII, da Resolução TRE/GO n° 113, de 14 de maio de 2007,
CONSIDERANDO uma melhor utilização do espaço físico do Setor de Arquivo Geral, destinado à manutenção do acervo documental intermediário e permanente;
CONSIDERANDO a necessidade de se realizar a classificação documental no ato de sua produção ou recebimento, nos termos do art.2º da Resolução TRE/GO n° 131, de 09 de abril de 2008:
CONSIDERANDO que compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental orientar a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (item “c” do art.16 da Res. n° 131/2008);
CONSIDERANDO o previsto no artigo 18 da Resolução TRE/GO n° 131/2008,
RESOLVE:
Art. 1° O Setor de Arquivo Geral somente recepcionará documentos para guarda em suas dependências quando remetidos, pelas unidades, com a devida classificação constante do Anexo I da Resolução n° 131/2008.
§ 1° As unidades deverão, por ocasião das remessas, agrupar os documentos em embalagens de acordo com sua classificação, fazendo constar o código de forma visível na parte externa das caixas ou embalagens remetidas.
§ 2° Somente poderão ser enviados para o Setor de Arquivo Geral os documentos cuja Tabela de Temporalidade de Documentos (Anexo II da Resolução n° 131/2008) lhes determine prazo para arquivo intermediário ou guarda permanente.
Art. 2° A Comissão Permanente de Avaliação Documental deverá realizar treinamentos nas unidades da Secretaria do TRE/GO com vistas a orientá-las em suas dúvidas em relação à classificação dos documentos por elas produzidos ou recebidos.
§ 1° Para os fins previstos no caput, os dirigentes das unidades indicarão, no prazo de 10 (dez) dias, no mínimo um servidor lotado em cada uma das Assessorias, Coordenadorias e Seções a eles subordinadas para participarem do treinamento.
§ 2° Os treinamentos deverão ser realizados durante o mês de junho/09 e obedecerão cronograma a ser divulgado pela Comissão.
Art. 3° A classificação documental, em conformidade ao Plano de Classificação — Anexo I da Resolução n° 131/2008, se dará pela grafia do respectivo código no rodapé, canto inferior direito, de cada documento produzido ou recebido pelas unidades do TRE/GO.
§ 1° A classificação de que trata este artigo deverá estar plenamente em uso pelas unidades do TRE/GO até o dia 30 de setembro de 2009.
§ 2° No prazo previsto no artigo anterior, as unidades que mantém formulários disponíveis na intranet deverão apor o respectivo código de classificação documental, na forma do caput, em cada um destes formulários.
Art. 4° Os documentos atualmente sob a guarda do Arquivo Geral, serão por este setor listados, observando-se as áreas de procedência dos documentos e ordenamento do mais antigo ao mais recente, e os relatórios produzidos deverão ser submetidos às respectivas unidades, que efetuarão a devida classificação nos termos do Anexo I da Resolução n° 131/2008.
Parágrafo único. O disposto neste artigo se prestará aos fins previstos no art. 12 da Resolução n° 131/2008, configurando-se os relatórios como a autorização prévia, para eliminação de documentos em arquivo intermediário, prevista na aludida norma.
Art. 5° Esta Portaria entra em vigor nesta data.
CUMPRA-SE e PUBLIQUE-SE.
Gabinete da Diretoria-Geral do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, aos 18 dias do mês de junho do ano de 2009.
LEONARDO SAPIÊNCIA SANTOS
Diretor-Geral
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