Tribunal Regional Eleitoral de Goiás

Secretaria Judiciária

Coordenadoria de Gestão da Informação

RESOLUÇÃO N° 131/2008

Disciplina o Programa de Gestão de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás e das Zonas Eleitorais de sua jurisdição.

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS no uso de suas atribuições,

CONSIDERANDO que a Constituição Federal de 1988, em seu art. 216, § 2°, dispõe que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

CONSIDERANDO que a Lei n° 8.159/91 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e, em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções;

CONSIDERANDO a Portaria n° 125/2007 - TRE/GO, que cria a Comissão Técnica Interdisciplinar para elaboração do plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade.

RESOLVE:

CAPÍTULO I

Da Gestão de Documentos

Art. 1º Fica instituído, no Tribunal Regional Eleitoral de Goiás e nas Zonas Eleitorais, o Programa de Gestão de Documentos.

Parágrafo único. Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento da documentação em fase corrente e intermediária, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Art. 2º A classificação é atividade fundamental para gestão documental, e deverá ser realizada quando da produção ou recebimento do documento na Secretaria do Tribunal e Zonas Eleitorais.

Art. 3º Os documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal Regional Eleitoral e Zonas Eleitorais serão identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1. Consideram-se documentos correntes aqueles que se encontram em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas freqüentes.

§ 2. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas unidades administrativas do Tribunal e Zonas Eleitorais, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3. Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados em caráter definitivo.

Art. 4° Para os efeitos da presente norma, fazem parte integrante desta Resolução o Plano de Classificação (anexo I), a Tabela de Temporalidade (anexo II), o índice da Tabela de Temporalidade (anexo III), o Glossário Terminológico (anexo IV), o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (anexo V) e o Termo de Descarte de Documentos (anexo VI).

CAPÍTULO II

Do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

Art. 5° Ficam instituídos o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade da Documentação da Justiça Eleitoral de Goiás.

Art. 6° O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo (Anexo I).

Parágrafo único. A estrutura do Plano de Classificação segue o seguinte formato:

I - Funções desempenhadas pela Justiça Eleitoral;

II - Atividades realizadas por estas funções;

III - Documentos gerados no exercício das atividades;

Art. 7° A Tabela de Temporalidade de documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, que define os prazos de guarda nas respectivas fases correntes, intermediárias e permanentes ou autoriza a eliminação de documentos (Anexo II).

CAPÍTULO III

Do Arquivamento e Da Eliminação de Documentos

Art. 8° Os prazos de guarda serão contados a partir da sua produção ou recepção do documento.

Art. 9° É vedado o arquivamento nas fases corrente, intermediário ou permanente, bem como a eliminação dos documentos arquivados na Secretaria deste Tribunal e nas Zonas Eleitorais, sem o devido trâmite procedimental previsto na presente norma de regência.

Art. 10° Os tipos documentais produzidos e/ou recebidos pela Secretaria deste Tribunal e Zonas Eleitorais deverão ser listados pelas unidades competentes e submetidos à avaliação da respectiva Comissão Permanente de Avaliação de Documentos quanto à sua destinação.

Art. 11° As eliminações de documentos, previstas na Tabela de Temporalidade, deverão ser realizadas:

I- pelas próprias unidades do Tribunal e Zonas Eleitorais, quando não houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados, após análise e aprovação pela respectiva Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

II- pelo Setor de Arquivo, no âmbito do Tribunal, e pelo Chefe de Cartório nas Zonas Eleitorais, quando houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados.

Art. 12° A eliminação de documentos em arquivo intermediário deverá ser precedida de autorização da unidade da qual são provenientes e a Comissão Permanente de Avaliação Documental fará publicar na Imprensa Oficial, o "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos", conforme modelo constante do Anexo V.

I- O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados e sobre a unidade por eles responsável.

II- O "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos" deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos ou expedientes.

Art. 13° O descarte de documentos ocorrerá preferencialmente nos meses de janeiro e fevereiro em ano não eleitoral.

CAPÍTULO IV

Da Comissão Permanente de Avaliação Documental

Art. 14° Deverá ser constituída Comissão Permanente de Avaliação Documental, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, composta preferencialmente por:

I- um servidor responsável pelo arquivo geral;

II- um representante de cada unidade do Tribunal, com conhecimento na área documental de seu setor;

III- um bibliotecário;

IV- profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, se necessário (engenheiro, médico e outros).

Art. 15° Será constituída em cada Zona Eleitoral uma Comissão Permanente de Avaliação Documental, composta, sob a presidência do primeiro, pelo Juiz Eleitoral, pelo Chefe de Cartório e, em havendo, por um servidor lotado na respectiva unidade.

Art. 16° Compete às Comissões Permanentes de Avaliação Documental:

I - propor regras de manutenção do acervo e de modernização e automatização dos arquivos setoriais e central;

II - propor periodicamente o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade;

III - orientar a aplicação da Tabela e dirimir possíveis dúvidas;

IV - propor o sigilo de documentos destinados ao arquivo geral, seu grau e tempo de duração, bem como a permissão de acesso aos mencionados documentos;

V - propor o descarte de documentos com base na Tabela de Temporalidade, por iniciativa própria ou por sugestão das unidades administrativas do Tribunal e das Zonas Eleitorais;

VI publicar, na imprensa oficial, o Edital de Eliminação de Documentos, conforme modelo do Anexo V;

CAPÍTULO V

Disposições Finais

Art. 17° A atualização dos instrumentos de gestão de documentos descritos nesta Resolução deverá ser proposta pela Comissão Permanente de Avaliação de Documental, a partir das sugestões apresentadas pelas unidades do Tribunal e Zonas Eleitorais, condicionada à aprovação do Diretor-Geral.

Art. 18° Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 19° Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, em Goiânia, aos 09 dias do mês de abril de 2008.

Desembargador Vítor Barboza Lenza

Presidente

Desembargadora Beatriz Figueiredo Franco

Vice-Presidenta e Corregedora Regional Eleitoral

Doutor Antônio Heli de Oliveira

Juiz Membro

Doutor Álvaro Lara de Almeida

Juiz Membro

Doutora Maria das Graças Carneiro Requi

Juíza Membro

Doutor Airton Fernandes de Campos

Juiz Membro

Doutor Euler de Almeida Silva Júnior

Juiz Membro

Doutor Cláudio Drewes José de Siqueira

Procurador Regional Eleitoral

 

Este texto não substitui o publicado no Diário da Justiça do Estado de Goiás de 15.04.2008.