Tribunal Regional Eleitoral de Goiás

ANEXO I

a. Grupo de Trabalho 1 — Processos de “Planejamento de Eleições” e de “Avaliação do Processo Eleitoral”.

Composição:

- Diretor-Geral;

- Assessor(a) de Planejamento, Estratégia e Gestão da Diretoria-Geral;

- Um servidor indicado pela Assessoria de Planejamento, Estratégia e Gestão da Diretoria-Geral.

b. Grupo de Trabalho 2 — Processo de “Registro de Candidaturas”.

Composição:

- Coordenador de Registros Partidários, Protocolo, Autuação e Distribuição;

- Assessor(a) de Planejamento e Gestão da Secretaria Judiciária;

- Chefe da Seção de Autuação de Distribuição de Processos;

- Chefe da Seção de Protocolo e Expedição;

- Chefe da Seção de Gerenciamento de Dados Partidários.

c. Grupo de Trabalho 3 — Processo de “Prestação de Contas de Campanha”.

Composição:

- Coordenador(a) de Controle Interno;

- Assessor(a) Especial da Coordenadoria de Controle Interno.

- Um servidor indicado pela Seção de Exame de Contas Eleitorais e Partidárias;

d. Grupo de Trabalho 4 - Processo de “Diplomação”.

Composição:

- Assessor de Imprensa e Comunicação Social da Presidência;

- Um servidor indicado pela Coordenadoria de Jurisprudência, Legislação e Arquivo.

ANEXO II

PLANO DO PROJETO

1. Idealizadores, patrocinadores e equipe do Projeto

2. Descrição sumária do Projeto

O projeto consiste na implantação dos princípios da qualidade no processo eleitoral, envolvendo, necessariamente, os processos finalísticos do processo eleitoral da Cadeia de Valor do Tribunal.

Dentre as atividades previstas para esse projeto destacam-se a padronização que será realizada nos processos, a elaboração de procedimentos operacionais e os treinamentos aos servidores focando o desenvolvimento do escopo, com base na NBR ISO 9001:2008.

3. Objetivo do projeto

O objetivo do projeto é implantar o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) no processo eleitoral do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, objetivando o estabelecimento de padrões de rotina, desempenho e melhoria continua e, principalmente, a satisfação dos cidadãos usuários.

Neste intuito será realizado o mapeamento dos serviços de forma macro, bem como levantamento dos produtos dos processos de cada um deles, que estarão inclusos nessa primeira fase do escopo, juntamente com suas expectativas e requisitos.

4. Definição do Escopo

O escopo do projeto foi assim definido:

Implantar um sistema de gestão da qualidade na Gestão do Processo Eleitoral, nos seguintes processos:

1. Macroprocessos finalísticos

a. Planejamento de Eleições;

b. Cadastro Eleitoral;

c. Registro de Candidaturas;

d. Propaganda Eleitoral;

e. Atos preparatórios;

f. Votação;

g. Apuração, Totalização e Divulgação de resultados;

h. Prestação de Contas de Campanha;

i. Diplomação;

j. Avaliação do processo eleitoral.

5. Atividades dentro do Escopo

O escopo deste projeto contará com as seguintes atividades:

a. Sensibilização dos responsáveis pelos processos envolvidos;

b. Capacitação da norma NBR ISO 9001:2008 para os servidores envolvidos nO escopo do projeto e em operacionalização do SGQ;

c. Utilização do Sistema Redmine, como sistema de acompanhamento do projeto;

d. Mapeamento dos macrofluxos dos processos envolvidos;

e. Designação dos representantes da direção para o escopo;

f. Ações de endomarketing para divulgar as atividades do projeto para os servidores do Tribunal Regional Eleitoral;

g. Elaboração da documentação necessária para estruturar o escopo e adaptação da existente;

h. Adaptações no site do SGQ na intranet e na internet;

i. Seleção e convite ao auditor externo/interno que aferirá a aderência do novo escopo;

j. Preparação para Certificação do escopo por um Organismo Certificador;

k. Atvidades preparatórias a certificação:

Início formal — Marco inicial (Dia D);

Reuniões de análise de dados;

Reuniões de análise crítica;

Auditoria Interna;

Pré-auditoria;

Auditoria de validação do escopo realizada por um consultor convidado.

6. Fora do Escopo

Neste projeto não estão contempladas as seguintes atividades:

a. Certificação do escopo por um organismo certificador;

b. Expandir o escopo para outros processos que não sejam os estritamente definidos para participarem deste projeto ou que não tenham seus donos definidos;

c. Mapear e modelar processos;

d. Mapear e desenvolver procedimentos operacionais para atividades de processos que não estejam diretamente relacionadas com o escopo.

7. Alinhamento Estratégico

Este projeto está alinhado com a análise de cenários feita na formulação estratégica do Planejamento Estratégico do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás 2014-2015 e com os estudos feitos no Planejamento Estratégico 2016/2020, materializado nos ambientes internos e externos do diagnóstico organizacional estratégico.

Destaque-se, por oportuno, as diretrizes da Alta Administração para 2015 apresentadas no relatório do planejamento 2014, na sessão plenária de 09 de julho de 2015, a saber:

- Planejamento das Eleições Municipais de 2016;

- Construção do Planejamento Estratégico TRE GO 2016/2020;

- Ampliação do recadastramento biométrico (projeto 2015/2016);

- Implantação do Processo Judicial Eletrônico (PJE);

- Ampliação do Sistema de Gestão da Qualidade para o Processo Eleitoral;

- Implantação de Sistema de Controles Internos Administrativos pelas Unidades do Tribunal;

- Aprimoramento da Gestão Socioambiental no TRE GO;

- Metas Nacionais do Conselho Nacional de Justiça para 2015.

8. Orçamento

Este projeto será executado dentro das previsões orçamentárias definidas no orçamento aprovado para 2015 e utilizará os recursos disponíveis do Tribunal. Não haverá dotação orçamentária exclusiva para o projeto e os gastos deverão ser aprovados expressamente pelo Presidente do Tribunal ou Diretor Geral.

9. Premissas e Restrições

9.1. Premissas

a. Envolvimento e patrocínio da alta administração do TRE-GO para o projeto;

b. Amplo envolvimento no projeto de Magistrados e servidores do Tribunal;

c. Designação de servidores do Núcleo da Qualidade para a equipe do projeto;

d. Disponibilização de treinamentos para sustentar a expansão do escopo;

e. Todo e qualquer processo envolvido no projeto, ou que venha a compô-lo, deve, necessariamente, ter relação com o processo eleitoral.

9.2. Restrições

a. Início da implantação do projeto dentro da gestão do Desembargador Walter Carlos Lemes e conclusão na gestão do Desembargador Kisleu Dias Maciel Filho para atender ao que foi estabelecido no Planejamento Estratégico 2014-2015 e 2016-2020;

b. Definição dos donos de processos.

10. Critérios de Aceitação do Produto do Projeto:

O projeto será considerado concluído com o relatório emitido por auditor externo/interno, que declarará a aderência do escopo à norma ISO 9001:2008 ou superior e a possibilidade de se submeter o Sistema de Gestão da Qualidade à certificação por um organismo certificador.

11. Etapas e produtos

12. Unidades Envolvidas:

PLANO DE COMUNICAÇÃO

1. Definição de políticas

a. O responsável pela coordenação do projeto será o gerente de projeto.

b. O meio de comunicação oficial da equipe do projeto serão as publicações das atividades na intranet, em página específica para a tarefa, e o uso do e-mail, sem prejuízo de outros meios que se fizerem necessários;

c. A comunicação do projeto será realizada através dos processos de comunicação formal, utilizando-se o sistema administrativo eletrônico, estando incluído nessa categoria:

1. E-mails,

2. Reuniões com ata.

d. As reuniões da equipe do projeto serão realizadas toda terça-feira, das 14h00 às 16h00. Caso haja necessidade de alterado no horário e nas datas, serão realizadas as comunicações com, no mínimo, 02 (dois) dias de antecedência.

e. Havendo a necessidade serão realizadas reuniões em dias e horários diversos do estipulado no item acima, neste caso deverão ser marcadas com antecedência mínima de 02 (dois) dias.

f. A ata deve ser enviada para todos os participantes em um prazo máximo de 02 (dois) dias a contar da reunião.

2. Mapa das comunicações

3. Plano de divulgação

A finalidade deste plano é divulgar as ações, conteúdo e o alcance do Projeto, com vistas a informar aos clientes em geral sobre as etapas realizadas.

a. Instrumentos

Serão utilizados os seguintes recursos para divulgação:

a. E-mails;

b. Capacitação;

c. Cartazes e plaquetas;

d. Internet e intranet;

e. Redes sociais do TRE GO— Facebook e Twitter;

f. Propaganda.

4. Cronograma

5. Aprovação

Data de aprovação — 14/08/15

6. Anexo 1