PORTARIA N° 795/2014 - PRES
Dispõe sobre as Metodologias de Gestão de Processos de Trabalho e de Certificação de Qualidade no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Goias.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 17, inciso XXXIX, do Regimento Interno deste Tribunal (Resolução TRE/GO n° 173, de 11 de maio de 2011) e,
CONSIDERANDO o estabelecimento de metas pelo Conselho Nacional de Justiça relacionadas à gestão de processos de trabalho;
CONSIDERANDO a portaria n° 150, de 3 de julho de 2012, do Tribunal de Contas da União, que pressupõe a observância de métodos de gestão de processos de trabalho pelas organizacões por ele fiscalizadas;
CONSIDERANDO que o Tribunal Superior Eleitoral já adota metodologia de gestão de processos;
CONSIDERANDO a Portaria n° 584, de 23 de novembro de 2011, que institui o Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral, no âmbito da Justica Eleitoral,
RESOLVE:
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1° Ficam instituidas as Metodologias de Gestão de Processos de Trabalho e de Certificação de Qualidade no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás.
Art. 2° Para os efeitos desta Portaria, considera-se:
I- Processo de Trabalho: conjunto de atividades que se inter-relacionam, visando à produção de um determinado resultado;
II- Gestão da Qualidade: é uma orientação gerencial das organizações, tendo como foco o cliente/cidadão, os processos de trabalho em toda a organização, as decisões baseadas em fatos e dados e a busca constante da solução de problemas e da diminuição de erros;
III- Metodologia de Gestão de Processos e Qualidade: conjunto de ações sistemáticas baseadas em fatos e dados que objetiva o aprimoramento dos processos de trabalho e a viabilização dos objetivos estratégicos que os norteiam;
IV- Projeto de melhoria de processo: ação que objetiva o aprimoramento de processo de trabalho por meio da excecução de um projeto, observando-se a Metodologia de Gestão de Processos.
Parágrafo único Os projetos de melhoria de processos de certificação da qualidade também poderão ser denominados projetos de processo.
Art. 3° As Metodologias de Gestão de Processos e de Certificação de Qualidade do TRE/GO compreenderão as seguintes fases, inter-relacionadas:
I- Fase de planejamento operaciona;
II- Fase de execução dos projetos de processos;
III- Fase de gestão da rotina de trabalho;
IV- Fase de certificação de qualidade dos processos de trabalho.
DA FASE DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL
Art. 4° O objetivo desta fase é priorizar projetos de melhoria de processos e envolve as seguintes etapas:
I- Desdobramento da estratégia para processos: visa à identificação de propostas de projetos de melhoria de processos oriundas da análise dos indicadores estratégicos frente aos principais processos de trabalho do Tribunal;
II- Prospecção de oportunidades de melhorias e inovação: visa a identificação de propostas de projetos de melhoria de processos a partir de demandas das Unidades do Tribunal;
III- Priorização dos projetos de processos: visa a aprovação e priorização pela Presidência, com base em parecer da Assessoria de Planejamento, Estratégia e Gestão - ASPEG da Diretoria-Geral, de propostas de projetos de processos identificadas nos termos do disposto nos incisos anteriores deste artigo.
§ 1° As etapas a que se referem os incisos I e II deste artigo ocorrerão em períodos especificos do ano, a critério da Administração e sob coordenação da ASPEG, com divulgação prévia as unidades do Tribunal.
§ 2° No caso de contingências que inviabilizem a efetivação das etapas estabelecidas nos incisos I ou II deste artigo, a identificação das propostas de projetos de processos será definida pela Presidência, observados os critérios de oportunidade e conveniência.
Art. 5° A ASPEG observará os seguintes critérios na elaboração do parecer que embasará a aprovação e a priorização de propostas de projetos de melhoria de processos pela Presidência:
I- Impacto na rotina dos processos de trabalho do Tribunal;
II- Abrangéncia;
III- Economicidade;
IV- Contribuição para meta estratégica;
V- Utilidade;
VI- Determinação legal.
Art. 6°Caberá a Presidência do Tribunal definir quem será o gestor e o dono do processo, assim como nomear comissão para cada projeto de melhoria de processo a ser executado.
§ 1° O gestor do processo consiste no dirigente do Tribunal — Secretário, Coordenador, Assessor ou Chefe de Seção - que responda por grande parte do escopo de um determinado processo de trabalho.
§ 2° O dono do processo é o responsável por todo o ciclo do processo e por seus resultados.
§ 3° A comissão a que se refere o caput deste artigo terá como objetivo apoiar o gerente do projeto de melhoria de processo, observado o disposto nos arts. 8° e 10 desta portaria.
Art. 7° Os projetos de processo aprovados e priorizados pela Presidência comporão o portfólio de projetos do Tribunal.
DA FASE DE EXECUCÃO
Art. 8° A fase de execução tem como objetivo o desenvolvimento dos projetos de processo aprovados e priorizados pela Presidência e envolve as seguintes etapas:
I- Construcão da visão de futuro: visa a definição dos ganhos e melhorias a serem alcancados com o projeto de processos;
II- Entendimento e mapeamento da situação atual: visa ao detalhamento do funcionamento do processo de trabalho, por meio da elaboração de fluxograma;
III- Análise do processo e dos resultados esperados: visa ao refinamento das melhorias propostas, a busca de outras iniciativas que proporcionem os ganhos pretendidos, a definição de metas para esses ganhos e a realização do Seminário de Validação e Priorização das Melhorias Propostas;
IV- Redesenho do processo e elaboração do plano de implementação: visa ao detalhamento do processo nos novos moldes e ao preenchimento de documento denominado plano de implementação, que desdobra as melhorias validadas e priorizadas em ações que viabilizem o aprimoramento do processo;
V- Implementação de melhorias e realização de operação assistida: visa à execucao de todas as ações previstas no plano de implementação e ao consequente monitoramento do processo por um período de até trés meses.
Parágrafo único. As etapas a que se referem os incisos deste artigo serão realizadas sob a coordenação do gerente do projeto e contarão com a participação de servidores designados pela Presidência para compor a comissão a que se refere o art. 6° desta portaria.
DA FASE DE GESTÃO DA ROTINA DE TRABALHO
Art. 9° A fase de gestão da rotina tem como objetivo a correção de desvios no desempenho do processo de trabalho por meio de seu monitoramento contínuo e envolve as seguintes etapas:
I- Monitoramento de performance, risco e conformidade: visa a análise de ocorrências que ensejam o aprimoramento dos processos de trabalho, à definição de melhorias e ao seu desdobramento em ações que viabilizem o aprimoramento do processo;
II- Implementação do plano de ação e padronização: visa à execução das ações previstas no plano de ação e à definicio ou revisão de indicadores para o processo de trabalho.
§ 1° As etapas previstas nos incisos deste artigo serão desempenhadas pelos servidores que executam atividades dos processos de trabalho, sob a coordenação do Lider do processo.
§ 2° O Lider do processo é o servidor responsável pela condução de reuniões e pela documentação de informações relacionadas à etapa de que trata o inciso I deste artigo.
§ 3° O Líder do processo será designado por Secretário, Assessor, Coordenador ou Chefe de Seção, observada a abrangência do processo de trabalho a ser aprimorado.
DA FASE DE CERTIFICACAO DOS PROCESSOS DE TRABALHO
Art. 10. A fase de certificação, de caráter não-obrigatório, tem como objetivo a certificação dos processos de trabalho aprovados e priorizados pela Presidência, conforme Manual de Certificação de Qualidade e envolve as seguintes etapas:
I- Diagnosticar a situação atual do processo a ser certificado: visa a verificação da situação atual do projeto do processo, conforme a metodologia de gestão de processos adotada no Regional;
II- Definição do escopo e preparação da documentação: visa garantir que o projeto de certificação inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para completar o projeto com sucesso e a adequação da documentação conforme norma de referéncia e a inclusão do processo no Manual da Qualidade, conforme norma de referência adotada pelo TRE/GO.
III- Capacitação: visa a capacitação dos servidores envolvidos no processo a ser certificado em torno da norma de referência;
IV- Auditorias: visa à verificação da conformidade dos processos dentro do sistema de gestão da qualidade com as disposições planejadas e estabelecidas, por meio de auditoria interna e a realização de um exame sistemático e independente por uma certificadora, para determinar se as atividades e seus resultados estão de acordo com as disposições planejadas, se estas foram implementadas com eficácia e se são adequadas para alcançar os objetivos, em busca da certificação de qualidade com base na norma de referência, por intermédio de uma auditoria externa.
Parágrafo único. O número de processos a serem certificados anualmente será definido pela Presidência do Tribunal.
DISPOSICOES FINAIS
Art. 11. Caberá aos servidores da ASPEG atuar como gerentes nos projetos de melhoria de processos.
Parágrafo único. Na hipótese de servidores de outros setores deste Tribunal serem capacitados na metodologia instituída por esta portaria, estes poderão atuar como gerentes de projetos de processos, cabendo a ASPEG atuar como consultora.
Art. 12. Os projetos de processos priorizados pela Presidência nos termos do disposto no art. 4° desta portaria serão desenvolvidos anualmente, observando-se a disponibilidade dos servidores da ASPEG especializados na metodologia em questão.
Art. 13. As metodologias instituídas por esta Portaria estão detalhadas nos manuais disponíveis na pagina da ASPEG/EPO e do Sistema de Gestão da Qualidade na intranet.
Art. 14. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicacão.
Goiânia, 10 de dezembro de 2014.
Des. WALTER CARLOS LEMES
Presidente
Não foi localizada sua publicação no DJE