PORTARIA N° 197/2004 - PRES
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE GOIÁS, no uso de suas atribuições legais, e tendo em vista o disposto no inciso XXXVIII, do art. 14 da Resolução nº 5, de 24 de abril de 1997,
CONSIDERANDO a necessidade de normatização e padronização dos documentos enviados para o Setor de Arquivo Geral;
CONSIDERANDO a necessidade de uniformizar procedimentos dos usuários que para aquele Setor destinam ou solicitam documentos;
RESOLVE:
Art. 1° ESTABELECER normas no que se refere às remessas para arquivamento, solicitações de empréstimo e desarquivamentos de documentos, conforme esta portaria.
Art. 2° Todo e quaisquer documentos enviados ao Setor de Arquivo Geral deverão ser acondicionados em caixas do tipo BOX específicas para arquivo.
§ 1° Entende-se por documentos quaisquer papéis ou outros materiais que não sejam processos.
§ 2° Deverá constar por escrito na parte frontal da caixa:
- o Órgão remetente obedecendo a ordem hierárquica, conforme portaria 431/2000, (ver art. 3º, inciso III);
- a descrição dos documentos ou materiais que estão sendo remetidos para o arquivamento, sendo que o Setor de Arquivo Geral se encarregará de apor etiquetas padrão (Vide Anexo I) caracterizando o arquivamento.
§ 3° No envio de documentos deverão ser observados para fins de padronização, se já houve outra remessa de documentos similares ao que estão sendo remetidos para arquivamento, para que sejam enviados com o mesmo nome e padrão, evitando-se assim multiplicidade de nomenclaturas para um mesmo documento enviado para arquivo, bem como arquivamento de formas diferentes.
Ex.: Frequência de escrivães numa pasta, Frequência de escrivães e Chefes de Cartório em outra, Frequência de servidores do interior em outra etc....
§ 4° Caso o Órgão remetente resolva mudar o critério de arquivamento, como nome, distinção, deverá comunicar formalmente o Setor de Arquivo Geral informando as mudanças e que trata-se do mesmo documento que agora estará sendo remetido com alterações.
§ 5° Deverá ser evitado em todas as formas a super utilização de caixas, bem como sub-utilização, ficando desde já autorizado o Setor de Arquivo Geral a notificar os Orgãos usuários pela inobservância destas normas e em caso de reincidência a devolução dos documentos remetidos em desacordo com esta portaria.
§ 6° O Setor de Arquivo Geral, através de seus servidores, deverá prestar todas as informações que lhe forem solicitadas para o fiel cumprimento da presente Portaria.
Art. 3° Na solicitação de documentos e processos ao Setor de Arquivo Geral, observar-se-á a seguinte metodologia:
I - Se forem processos denominados “migrados”, utilizar o Sistema de Acompanhamento de Documentos e processos SADP, sendo que para os demais processos a solicitação poderá ser formalizada via e-mail ou telefone, sendo que o Setor de Arquivo Geral formalizará em documento próprio a Retirada; este mesmo procedimento é válido também para documentos arquivados.
II - Quando se tratar apenas de consulta aos processos, estes deverão ser solicitados a título de empréstimo, ou ainda, quando o processo for tramitar novamente deverá ser solicitado o seu desarquivamento, efetuando no SADP (Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos) ações diferentes para cada procedimento.
III - Para informação, os documentos no Setor de Arquivo Geral estão sendo segmentados de acordo com a ordem hierárquica estabelecida no anexo da Portaria 431/2000.
Parágrafo único A localização no Setor de Arquivo Geral, a partir de 01/11/2003, consta no campo observação quando solicitado detalhes do procedimento/processo consultado, conforme (anexo II).
Art. 4° Esta Portaria entrará em vigor nesta data, revogadas as disposições em contrário.
Gabinete da Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Goiás, aos 20 dias do mês de maio do ano de 2004.
Desembargador PAULO MARIA TELES ANTUNES
Presidente
ANEXO I
NÃO FOI LOCALIZADA SUA PUBLICAÇÃO EM MEIO OFICIAL